防疫抗疫时期院系研究生管理途径创新初探

摘要：2020年初，猝不及防的“新冠肺炎”疫情，不仅威胁高校师生身体健康和生命安全，严重影响高校的正常教学科研秩序，也给高校的管理工作带来了巨大挑战。在这一特殊时期，做好学生的各项工作尤为重要。文章从实际工作角度出发，通过对学生扁平化与垂直化管理这一模式的实践与探究，发现这种模式确实是一种行之有效的学生管理创新模式，并从理科院系的视角阐述疫情期间学生管理工作新途径的创新与思考。

关键词：危机事件；研究生管理；网络教学；科研团队

 

一、背景与问题   

                

（一）研究背景

2020年1月下旬，突如其来的新型冠状病毒肺炎疫情严重威胁了全国人民身心健康，对高校的正常教学科研秩序造成影响，也给高校的管理工作带来巨大冲击。冷了开学季，淡了返工潮，改变了教学管理常态。为避免疫情的进一步扩散，国家各部门启动了一系列的要求与政策，最为核心的就是不聚集不流动不出门。1月28日发布的《教育部关于2020年春季学期延期开学的通知》明确提出：“部属各高等学校适当推迟2020年春季学期开学时间，具体开学时间与当地高校开学时间保持一致，并报教育部备案。春节返乡学生未经学校批准不要提前返校。对寒假在校和自行返校的学生，要切实做好疫情防控工作。”

针对此突发危机，建立并完善高校管理制度，成为这一阶段高校各部门管理工作的重要内容。学院作为教学科研的实体单位，在党和国家的领导与学校的部署下，承担着学生培养和管理的具体职责，既要对接各位同学摸排实际情况，又要汇总信息向校级各部门汇报。在此过程中，如何能够准确高效地了解学生情况，是管理工作的重点也是难点。

(二)“抗疫”时期研究生管理遇到的问题

教育部应对疫情工作领导小组办公室主任王登峰在接受央视《新闻1+1》连线采访时谈到：据统计，现在我们国家有四千多万大学生，其中一千多万需跨省流动，三千万为省内流动。基于此延迟开学能够有效控制疫情扩散、保证同学们的安全，但同时为高校管理工作带来了新的挑战。如何摸排学生情况，做到延期不停教、延期不停学、延期不停研成为疫情发生以来高校的首要任务。

北京大学城市与环境学院（以下简称“城环学院”）现有在读博士265名（含49名延期），硕士225名（含1名延期），配备一位教务管理人员，势必需要形成一些组织，并选举组织的代表与管理人员进行沟通才能达到管理效率最大化。

在日常管理中，信息统计与发布主要依靠传统的组织形式即班级，代表为班长或团支书。经过笔者工作观察及与学生沟通发现，学生步入研究生阶段后，班级概念逐渐变得十分薄弱。尤其是在理工科院系，研究生们日常忙于科学实验、撰写论文，同一班级中除本专业的几位同学一起上课有过交流外，很多同学到毕业时都没有直接交流，甚至连名字都记不住。博士班级（包括直博、硕博连读和普博等各种入学方式同学）情况更为明显，由于年龄和经历差异颇大，课程少科研任务重，同学间交流则更少。加之班级干部的责任意识差异悬殊，存在延期的同学甚至找不到组织的情况。即便通过邮件、短信等形式通知，没有组织管理者提醒，也经常出现遗忘现象。以上因素使传统的信息传达效率不可控。

在疫情期间，信息需要准确高效地上传下达，不能遗漏任何一位同学。在此期间做好研究生群体的组织管理，提高信息传递效率，成为本次疫情危机管理的突破所在。

 

二、理论基础

 

现代社会由多种组织构成，学生群体中更是存在着诸如班级、党支部、团支部、学生会、社团等各种不同的组织。组织有不同的形式和规模，然而组织运行的背后却有类似的规则。组织学是研究、解释组织现象的学科，而组织管理则是将组织学和管理学结合，探索组织管理的有效途径。

(一)效率机制

效率机制源于经济学，也可以应用于组织中。基本假设是，无论是消费者还是组织，他们的行为都是为追逐私利所驱使，而达到这一目的的最佳途径就是提高效率，即用最少的投入（包括时间、资源等）获得最大的产出。合理的组织形式则可以提高规模效率。

(二)分层管理理论

分层次管理理论是指精细识别管理对象的发展层次，设计相应的层次管理手段、方法，实施层次对应的有效管理，实现优化管理，提高管理的效率。为了提高信息传递效率，对学生也需要采取分层次管理，即根据学生对象的不同特性，对他们进行分组归类，根据不同的类型、不同的层次，制定和运用不同的管理方法和手段，并根据各自层次的管理需要，系统协调整合管理资源，实现各层次对象管理的最优化，进而实现教育管理绩效的最优化。

(三)扁平化管理理论

扁平化管理理论渊源最初可以追溯到新制度经济学，最初的应用是在企业运作管理中，即由垂直的纵向转为横向发展，改变原有的自上而下多层次的管理模式，而向精简化、高效化、灵活性发展，它强调系统、管理层次的简化、管理幅度的增加与分权。在整个扁平化的组织结构中，每个人都熟悉自己所属领域的内容，减少中间的咨询和熟悉流程。同时，在这个扁平化的组织团队中，每个人在有自己独立目标的同时，团队之间有一个共同的愿景。这样在统一的指挥下，各个成员发挥自己的作用，建立最畅通的联系网络，从而实现总体的目标。

 

三、纵横交错式的研究生教学科研管理新模式

 

新冠肺炎疫情防控工作启动以来，全国各高校迅速响应，北京大学更是首当其冲，坚持以学生为中心，多措并举，积极作为，努力做好学生教学管理服务工作，创新教育管理有精度，保障在线教学有力度，构筑起守护学生身心健康的严密防线。前文已经述及研究生管理工作特点，班级概念薄弱且科研任务多于课程学习，针对此情况，我院在研究生教学与科研管理上探索新途径，力图做到网格化、地毯式的管理，实现对全院研究生全覆盖。

（一）课程管理

北京大学根据教育部《关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见》（2月4日）紧急制定了《北京大学2020年春季学期疫情防控期间教学实施方案》（2月5日），要求“所有2020年春季学期任课教师需确定网络教学或教学指导方式、提出课程教学要求和学习安排”。学院根据学校要求，紧急投入到线上教学工作的准备中。第一时间通知学院2017—2019级博士研究生加入到新学期课程的筹备中，协助老师做好备课及网络教学的适应工作。课程助教群（组织）迅速建立，助教的联系方式也通过多种途径发布给所有在读的同学（已经选课或将要选课）。理科院的研究生一般倾向于在前1—2个学期修完全部课程，之后的学习生活以科研（在实验室或自习室做实验、调研、写论文）为主。因此选课同学集中在同一年级且以一年级为主，通过助教联系与沟通可以达到管理效率最大化。以城环学院为例，本学期共开设的42门课程中，开展40门线上课程，涉及直播授课、微信群讨论、慕课学习等多种授课形式，每一个任课教师选择相应课程助教，共计40名。通过助教与选课学生在线建立“一对一”联系，保证选课学生接受“屏对屏”的授课过程。

助教这一横向管理方式，得益于2017年开始的“北京大学博士研究生奖助改革”，学院经过两年的调研与摸索，将助研岗和助教岗打通，规定全体博士生在科研任务以外必须完成导师交办的教学任务，工作考核合格的同学可以获得《教学实习》课程学分，也为博士生未来走向教学岗位奠定了基础；改革后，博士生更加积极主动地担任助教并完成相应教学任务。城环学院特有的助研助教管理体系，使得疫情期间的课程管理得到效率最大化。

疫情的发展催生了云课堂授课模式，未来加强网络教育，推进和实现教育信息化已经成为教育现代化的紧迫任务。全新形式的课堂、特殊时期的授课，对于学院老师而言是一次全新的教学经历。教务人员与课程助教保持着密切的联系与沟通，助教成为学院管理人员、授课教师和上课同学之间沟通的纽带，承担着发布线上教学相关通知、反馈教师遇到的问题、收集同学们对课程的意见等职责，实现对选课学生进行“点对点”的课程信息通知，使得各课程线上教学工作有序开展，开学返校后可顺利衔接常规授课模式。

                        

图1：以课程班级为单位的横向教学管理方式

 

（二）研究生科研管理

本科生学业以课程为主，因此在安排好课程的同时辅助合理的心理疏导，基本可以满足学生远程学习的需求。除了课程外，科研对于研究生更为重要。在延期不停研的原则下，亟需提高学生的教学与科研管理效率。研究生群体中，虽然班级是管理建设最基本的单位，但由于班内同学联系少，参与度低，班级在自我管理、自我建设过程中容易出现组织分散、效率低下等问题。本文通过分层管理理论，对研究生科研实行扁平化与垂直化管理模式的实践与探究，有利于增强每个学生的责任意识、团队意识和提高学生管理有序性，是一种行之有效的学生管理创新模式。

对于研究生居家期间科研情况和培养管理以每个科研团队（同一导师或导师组的学生形成的组织在本文中称为“科研团队”，下同）为一个管理层次，由导师指定一位联络人（研究生、博士后或科研助理），纵向管理，进行科研情况统计与培养环节通知。传统模式是学院—班级—学生，现在的模式是学院—科研团队联络人—学生，达到了上下一体，结构更为贯通，管理和服务都有了针对性。经过“扁平化”调整后的组织结构通过纵向的方式将权力下放，但由于导师团队的数量较班级数量增加，其传播的力度和传播的复杂度有所提高。

以城环学院为例，全院共计490名研究生，每个课题组最多22名研究生，最少3名研究生，平均8名研究生，每个课题组组选定一名负责人，共计65名科研小组联系人，同时根据专业方向设定了6名专业联系人。这6名专业联系人直接对接学院教务老师，上传下达教学管理相关的重要信息。特殊情况下，如果遇到某个科研团队成员联系不上，通过该团队联络人一般均可快速地取得联系。

充分考虑研究生群体特点（尤其是理工科研究生群体），以科研团队为最小组织单位管理，打破了班级的桎梏，高年级研究生和延期的博士生均可覆盖到。对于每个科研团队而言，通过扁平化处理的组织结构，增加了沟通，加深了彼此的了解，在提高工作效率的同时，也利于导师课题组的良好运作。此种管理形式对于理科院系尤为行之有效。

图2：以科研团队为单位的纵向研究生管理方式

 

四、创新与思考

 

从寒假突发启动工作到开学后的日常管理，笔者认为危机时期的学生管理更应讲究方式方法。

首先，在工作人员层面需要管理人员的通力合作。疫情爆发以来，各个与学生相关的管理人员拧成一股绳，上下一条心。学院层面，学工办、团委和教务老师以及主管领导们形成一个团队，遇到问题共同商讨。学校层面，院系工作人员与学工部、研究生院、教务部和教师发展中心等对口部门保持高效沟通。

应对诸如新冠疫情等突发公共卫生事件，是一个系统工程，事情特殊、涉及面广、未知因素较多，需上下齐心、通力合作、众志成城方能成功。本次防控的经验再一次证明了团结就是力量，是战胜一切敌人的法宝。

其次，多角度的学生管理。对于本科生管理的最小网格仍可以班级为主体，请班主任予以帮助和协调；对于研究生则要考虑群体特殊性，既要通过横向（同一年度入学）的班级又要通过纵向的科研团队。

城环学院积极探索，形成了疫情期间具有理科院系特色的研究生信息反馈机制。相比于传统的“以班级为单位，班长联络沟通”的方式而言，通过助教和班长协调同级选课学生的横向沟通，结合科研团队联络人组内跨年级间纵向联络，这种具有理科院系特色的“教育教学横纵交错”网络，更精确、高效地实现了对全院研究生的全面覆盖。

此种方式对于理科院系，尤其是规模较大的院系在学生管理上具有更加高效的方式。虽然科研团队在校园中属于非正式组织，但由于团队成员之间关系更为亲密，因此组织运转更加顺畅。在疫情褪去之后，我院研究生管理也将延续此种方式作为班级、党支部之外的非正式辅助管理形式。

再次，云服务“硬核”助力远程教学。“延期不停教、隔空不隔爱”，齐心战“疫”、心系学生的高校教师学习了各种线上操作，制定多种线上教学的方案。由线下转战线上，为了更好地满足学生的教育教学要求，需要高校提供更高效、更稳定的“云服务”。疫情为教学管理和线上教学提供了全新机遇，坚持以学生为本、以教师为核心的原则，全面整合互联网资源、精准分析学生教育教学动态、积极解决教师指导过程中的问题。同时，在新形势下如何高效利用信息技术开展课程教学，如何因材施教优化引导方式，也为教育工作者提出了新的挑战。是一个在未来工作中值得慢慢探索的重要内容。

最后，在各个环节培养学生做有理想、有本领、有担当的青年。习近平总书记在《给北京大学援鄂医疗队全体“90后”党员的回信》中提出，“青年一代有理想、有本领、有担当，国家就有前途，民族就有希望”，对于学生品格的培养决不能只由学工辅导员来完成，每一位与学生相关的教师均应该把握与学生交流的机会，培养学生坚韧不拔、从容不迫、爱国爱民的奋斗精神和家国情怀，践行全员育人、全程育人、全方位育人的教育理念。

北大学子在特殊时期更应有担当，在照顾好自己的同时，将抗病毒的知识传播到亲友中，还要结合自身专业知识为家乡抗疫、复产做出力所能及的贡献。如城市与区域规划专业的同学可以协助当地抗疫规划，生态学专业的同学可以为当地春耕提供建议。真正践行将论文写在祖国的大地上，将理论与实践有机结合。

 

 

作者简介：于佳鑫　北京大学城市与环境学院研究生教务、2018级博士班班主任  助理研究员

　　　　　董立铮　北京大学城市与环境学院2018级博士生、疫情报送专员

　　　　　赫文琦　北京大学城市与环境学院2019级硕士生、课程助教

  本文系《北京大学深化博士研究生教育综合改革》2019年项目《健全研究生教育机制，培养拔尖创新人才》阶段性成果