试论高校会务工作水平提升——北京奥运会经验的启示与思考

摘要：北京奥运会的成功举办积累了大量组织工作的经验，然而五年来将其与高校会务工作相联系的著述相对较少，使得回顾和总结优秀做法以进一步启示当下工作显得尤为重要。文章通过经验梳理、文献查阅等方法，阐述了北京奥运会经验对提升高校会务工作水平的多重借鉴意义。

关键词：北京奥运经验；高校会务工作；水平提升

会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段。它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的和功能。

高校会务工作主要包括四类：一是社会关注度高、具有广泛影响力的学校会议，如校庆庆典、党代会、团代会等；二是内部决策、工作部署与安排的会议，如党委常委会、党政联席会、全校干部大会、专题会议等；三是仪式教育类的会议，如开学典礼、毕业典礼、奖学金颁奖典礼等；四是学术研讨类会议，如专家学者讲座、国内外学术交流会议等。

高校承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的功能，是思想文化交流最频繁的地方。以高校发展目标与作用定位为指导核心的会务工作是高校服务支持体系的重要组成部分。提升会务水平，对高校各项工作的顺利开展具有重要意义，甚至很多会议本身就是知识创新、教育学生的优质平台。

一、现代奥运会组织经验的积累与传承

（一）国际奥林匹克运动会组织管理模式

国际奥林匹克运动经过长期积累与发展，总结了一套计划、组织、实施和控制非常有效的协调运转与科学管理方法，以保证国际奥林匹克运动资源得以合理配置和有效利用，形成了一套相对稳定的基本模式，再由各主办国根据其政治、经济、文化、历史等不同情况进行具体阐释，并在奥林匹克理想的指引下不断完善。有学者将这种管理体制大致分为三大类，即主要依靠民间和社会力量的分散的社会管理型；举国体制的政府集中管理型；政府和社会共同管理的结合型。

（二）国际奥委会对奥林匹克运动的组织与管理

国际奥委会在1981年得到瑞士联邦的正式承认，成为具有法人资格的国际组织和国际奥林匹克运动的最高领导机构。其管理模式在一系列改革后相对稳定下来，活动单元包括国际奥委会、国家奥委会和国际单项俱乐部，活动形式为培育发展全世界体育运动的洲际组织和区域性体育活动。系统内部依靠《奥林匹克宪章》规定的规章制度实施调控，各子系统互相配合、各司其职、协调有序，在高层次的管理和调控之下，形成了相对稳定的运行机制。

现代奥运会的发展历程充满曲折，但正是由于奥委会不断、及时地总结经验教训，才使得奥运会最终成为全球最具影响力的体育盛会。

二、北京奥运会的组织经验

（一）北京奥运会组织管理

模式的创新北京奥运会采用“集中力量办大事”的举国体制，采取以政府为主、市场为辅的运作机制，在资金管理上形成铁腕财政与紧缩经济的运作模式，在指导思想上坚持科学思想、理论和方法的指导，在效率模式上加大组织管理的科技含量。国民齐心协力的参与、政府强有力的支持、组委会的高效组织、市场的有效运作以及借助现代科学技术提高组织管理效率和质量，是北京奥运会取得成功的关键。

（二）北京奥运会理念与精神内涵

北京奥运会“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”的理念，具有鲜明特色，这既是北京奥运会成功举办的内在保障，也可归纳为成功的经验总结。“绿色奥运”就是要推进生态文明建设，加强生态环境保护，让生态文明观念深入人心，促进人与自然、人与社会的和谐；“科技奥运”就是要推动科技进步，既注重将创新科技成果应用于北京奥运会各个领域，又通过北京奥运会推进各方面自主创新，充分体现现代科技的力量；“人文奥运”就是要坚持以人为本，提高人民文明素质和健康素质，普及奥林匹克精神，全面开展“迎奥运、讲文明、树新风”活动，并按照以人为本的要求，突出对运动员的服务、突出对客户群的服务，突出不同文化的交流，突出鲜明的中华文化特色。

三、北京奥运经验对高校会务工作的启示

（一）主题鲜明，内涵教育“

“现代奥林匹克之父”顾拜旦从现代奥林匹克运动创始之时，就赋予其深刻的教育内涵。《奥林匹克宪章》开宗明义：“奥林匹克主义是增强体质、意志和精神并使之全面均衡发展的一种生活哲学。它将体育运动与文化和教育融为一体。”萨马兰奇曾说：“离开了教育，奥林匹克主义就不可能达到其崇高的目标”。奥林匹克运动不仅带来了精彩的体育比赛，而且带来了丰富的教育资源和良好的教育契机。北京奥运会大力培育和弘扬了为国争光的爱国精神、艰苦奋斗的奉献精神、精益求精的敬业精神、勇攀高峰的创新精神、团结协作的团队精神，这是以爱国主义为核心的民族精神和以改革创新为核心的时代精神的生动体现，是中华民族伟大精神的重要内容，也是社会主义核心价值体系的重要组成部分，并且成为了鼓舞斗志、引领风尚、团结奋斗的共同思想基础和强大精神动力。

高校会务工作尤其是仪式典礼类会议的内在目的与动力，是为了教育、管理和服务教职员工以及学生群体，因此高校会务工作的基础关怀应当是充分发挥会议的教育意义。借鉴北京奥运经验，要充分挖掘教师节庆祝（表彰）大会、七一庆祝（表彰）大会、开学典礼、毕业典礼、奖学金颁奖典礼等活动的教育内涵，在流程衔接、内容安排、会议材料等诸方面进行顶层设计或局部改良，将会议办成一场文化盛宴、精神盛宴，力求做到“以会感人、以会育人、以会聚人”，达到组织会议的深层次目的。

（二）项目管理，团队协作

北京奥运会组织工作涉及的人员多、层级交错、复杂性强，其成功举办离不开项目管理的实施。组委会根据实际情况，确定了单项组织协同模式：从系统发展的角度规划组织模式，在组织内部明确核心目标，通过对组织目标的反复、持续强化，激发组织成员形成并不断加强彼此协同意愿；细化组织工作任务，协同组织操作流程，创造相应的协同环境，通过组织信息的有效沟通，实现竞赛组织系统的有序运行，实现系统的认识同一性和行动统一性，以及成员之间的功能互补，确保组织工作顺畅运行。在这一过程中，既需要对整个组织系统实施严格的总体控制，又需要给予各组织层级的人员以适当决策自主权，充分发挥各成员的工作积极性和主动性，确保组织决策的总体有序和快捷高效；既要针对竞赛组织的核心工作进行系统规划，又要特别强调针对突发事件的应急管理，保证整个组织系统在常态和非常态下都能有序运行。

高校会务工作虽然没有奥运会复杂，但亦非常烦琐，涉及到校内各相关职能部门、院系及学生组织，甚至包括校外单位和人员的相关安排，尤其是像党代会、团代会、工会教代会大会、校庆庆典等会议。既需要将任务分解，把责任落实到单位和人头，充分发挥参与者的智慧和能量、调动其主动性和积极性；也需要各单位加强协作和沟通，尤其是关键环节的衔接，拾遗补缺，增强工作合力。要把会议当成体现管理能力、服务意识的平台，把会议塑造成展示学校、部门和院系形象的舞台，以会议宣传形象、树立风气、展现精神。

（三）统筹协调，注重细节

巴塞罗那奥运会的组织管理进度表（The Master Plan）和悉尼奥运会的关键计划（Key Planning），都是按照时间顺序展开的，在每一个时间段内列出各项组织工作的种类和计划内容，体现了时间管理和事件管理在奥运会竞赛组织工作中的有效应用。北京奥运会通过对竞赛组织时间要素的把控，沿着竞赛组织工作的时间主线，将各项工作在不同阶段的重点以菜单形式列出，保证各项工作的具体实施和落实；同时监督工作进程，将立体、系统、繁杂的事务平面化，更直观地体现各项工作之间的关系；形成每日运行计划（DRS），通过《业务口每日运行情况汇总表》的形式，将每日的运行情况、客户群情况统计、向主任层请示的问题等清晰列出备查。

随着经济社会的快速发展、高等教育改革的不断深入以及高校与外界联系的愈加密切，高校会务工作任务日趋繁重、内容日趋复杂、要求日趋提高。会务工作无小事，高校会务须引入精细化管理理念。会议主办、承办或主责方要加强统筹，会前精心筹划、精打细算、精益求精，会中细致入微、细心查验、细处衔接。要力争把每个会议做成精品，提高会务工作的品格、品质和品位。

（四）确保安全，演练预案

当前大型会议与活动面临的安全问题主要包括自然灾害和人为灾害。按照历届奥运会的经验，安全管理服务主要包括比赛场馆的人员疏散、奥运会所有设施的保卫、城市综合治安和反恐怖活动等几个方面。在北京奥运会的举办过程中，组织方全面预测并分析了存在的安全问题和可能面对的突发状况，制定了详细的应急预案。根据突发状况的不同类型与以往活动经验积累，形成紧急状况指挥小组、应急处理模式等，并通过多次演练更全面地发现问题，做到工作无遗漏。

“安全无小事”，在任何一次会议的组织中，安全问题都是会议成功举办的根本保证与首选标准。这是因为，当会议策划人做出会议将在何处举行的决定时，其实已经把与会者、员工和工作伙伴带到了一个对他们而言相对陌生的目的地。

高校会议要保证效果、达到目的，安全稳定是基础。室内会议要维持入退场的良好秩序，确保消防、水电安全无虞；室外会议要关注自然环境，确保临建设施安全可靠；大型活动要确保预案可靠易实施，演练到位不走场。要超前思考、预先落实、充分准备，力保会议无插曲，会务无遗憾，留掌声不留嘘声，要笑脸不要哭脸。

（五）人文关怀，彰显服务

人文奥运有许多解释，但都离不开一个主题，就是以人为本，维护人的尊严，促进人的发展。人文关怀就是以人为主体和中心，关心人的生存状况、肯定人的尊严，关注人的价值。北京奥运会期间，数以百万计的运动员、教练员、官员、媒体记者、国内外观众和游客涌入北京，需要了解不同人群在奥运会期间和竞赛过程中的需求，需要照顾本地市民、电视观众、老弱病残等多个群体的利益，方能针对不同主体提供细致入微的人文关怀。

高校会议，无论是主办方，还是与会者，也分成了若干群体。要保障会议效果，亦需分门别类地厘清层次，关注不同人员的需求。服务是会务工作的“主题词”和“关键词”，让与会者满意是会务工作孜孜不倦的追求。会务工作人员要换位思考，要把自己虚拟为与会者，探求服务的细节和落脚点。要把会议设定为服务师生的过程，切忌本位主义、形式主义、机会主义。宁愿会务组织烦琐，也要让与会人员感受到神清气爽、体会到变化创新、分享到会议成果。

（六）创新驱动，科学发展

北京奥运会积极推进科技进步和创新，既注重将创新科技成果应用于奥运会各个领域，又通过奥运会推进各方面自主创新，充分体现了现代科技的力量。既通过先进科技设备的引入提供技术保障，又从节水龙头、再生纸等细节入手，保障项目、会议的有序开展。

高校会务一方面有其规律性，另一方面也具有非常规性。创新是会务工作的灵魂，是提升会议效果的不竭动力，是促进会务工作进步的源泉。要打破思维定势，从新人、普通人、局外人的角度，全面剖析会务工作，以改革的精神研究新情况、解决新问题、探索新路径。要掌握先进技术，学会以科技手段管理会议、组织会务。创新不是一蹴而就的，要循序渐进；创新不是一步到位的，不要盲目追求。要做到创而不乱、新而不俗，掌握好分寸、把握好大局。

（七）注重传承，守正立本

奥运会本身是一项极具传统价值的活动，对传统的尊重、对以往经验的积累与总结，是奥运会成功举办的重要保证。这在很大程度上得益于国际奥委会的“TOK”（知识转让）项目。国际奥委会将历届组委会的组织管理经验和知识遗产整理后转交给下届组委会，使东道主组织者无需再“白手起家”。正是在“TOK”项目的基础上，北京奥组委才得以“站在巨人的肩膀上”。

高校会务工作人员也具有流动性，因此需要高度重视会务经验的积累和传承。不仅要言传身教、以身说法，传帮带、结对子，使从事会务工作的新人迅速成长、独当一面。也要落到书面、形成文本，归纳、整理和总结会务经验，加强和完善制度化建设；更要加强交流和培训，将先进的、宝贵的会务经验传送给其他单位和个人，注重会务组织队伍建设，共同推动会务工作持续发展、不断进步。此外。应当把会务工作视为事业，把会务经验的积累作为工作进步，并做到“经验有传承、教训不重复，人走风格不走、会变水平不变”。