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- 2022年第3期
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审 校：青年理论办公室
浅论新生工作中校发学生名册的管理和运用——以北京大学地球与空间科学学院为例
作者：于超美
发布日期：2012-10-14
摘要：全校性的学生名册是高校学生档案的重要组成部分，也是学生日常服务与管理的重要参考依据。对高校辅导员来说，根据学生名册使用中遇到的问题和相应的具体管理办法，可以把学生名册的使用分为四个阶段，即新生阶段、非新生阶段、专业确定后阶段、毕业阶段。新生阶段的大量校发名册具有信息收集的索引功能，在新生工作中扮演着重要的角色。
关键词：校发学生名册；新生工作；档案管理
在大学院系学生管理工作中，经常需要接触和使用不同类别的学生名册。学生名册在学生工作者获取信息、解决学生问题、完成管理职能的过程中扮演着重要角色，成为记录学生成长的数据库。学生名册是管理工作的基础，是处理日常事务、完成情况会商、应对突发事件等工作的信息资源前提。只有熟悉名册，全面掌握情况，才能达到个性化关心学生、帮助学生、服务学生的目的。在学生工作事业贯彻以人为本的理念，就是实践以学生为中心的育人思路，学生是当然的工作主体和工作重心。因此，根据不同的工作内容建立和维护多信息、多用途的学生名册就成为一项非常重要的工作。
在每年新生入学、毕业生离校期间，学生名册的建立和更新就成为一项复杂和繁重的常规性工作。不断完善和改进名册建立、归档和修订工作，不断满足学生个性化需求，是不断深入贯彻学生工作精致化、科学化、规范化理念的必由之路。
在学生学习、成长的不同阶段，学生名册发挥着重要的作用，相关工作也呈现出不同的特点。结合北京大学地球与空间科学学院的相关工作，笔者认为名册管理分为四个阶段，即：新生阶段、非新生阶段、专业确定后的阶段、毕业阶段。在新生阶段，众多校发名册构成了新生名册档案的初始内容和维护基础，因而成为学生名册管理与运用工作的关键环节。本文试图围绕新生阶段校发名册的管理和运用，总结名册工作的相关经验，进一步明晰名册在学生工作中扮演的角色，为学生成长档案的组织、维护和综合运用提供参考。
一、名册的定义和内涵
名册自古就是人员管理和信息组织的重要途径。按照《现代汉语词典》的解释，名册即登记姓名的簿子，也称“花名册”。旧时登录户口册子，把人名叫做“花名”，户叫做“花户”。花，言其错杂繁多，“花名册”由此而来。过去，大学各院系学生入学时的名册，主要包含学生姓名、性别、专业、学号、政治面貌、住宿地址、家庭成员、个人简历、奖惩情况、联络方式等信息，内容相对简单，起到学生管理宏观档案的简洁索引和基础参考作。这和过去纸质档案的大量运用和低效率是相适应的，在一定的历史时期发挥了不可替代的作用。但在当前，过去的名册组织方式和内容体系越来越不能满足学生服务与管理工作的实际需要。在学生工作精致化要求不断发展、教育主管部门和学校管理机构对学生情况掌握需求不断提升、日常管理工作的负担不断加重和精细程度不断深入的情况下，旧有的名册内容和形式已不能充分适应新时代学生工作的需求。因此，名册的内容不断扩充，用途不断拓展，种类不断多样，已逐渐演变成为保存在院系各管理部门内部，基本涵盖院系学生各类情况的纸版、电子版的活用档案的复合整体。
二、新生阶段名册的类别
新生阶段是学生纳入学校管理机制的第一步，重要名册的主要来源是校发名册。在北京大学，这些名册的来源包括教务部、学生工作部、学生宿舍管理服务中心、财务部、研究生院、学生资助中心、心理健康教育与咨询中心和校医院等部门，在地球与空间科学学院的实践中，新生入校前后发给院系的名册主要包括：本科新生名册；本科新生党员名册；学生住宿楼号床位一览表；注明院系的学生票据发放登记表；研究生录取名册；××级新生领取大礼包名单；××级新生心理测评结果汇报；体检不合格学生名单。
这些名册涉及学籍管理、校园生活、经济状况、奖助工作、生理和心理健康状况等多方面的内容，形成了关于新生的充实、全面的基础名册体系。
三、新生名册的分类管理和运用
前述新生名册的种类繁多，涉及学生成长成才和院系服务与管理的多个方面和层次。在名册的管理、维护和运用过程中，应当根据名册的特性和用途加以区别对待，有效率地对学生资料进行组织、安排和更新，服务于日常院系学生工作。仍以前述的新生名册体系为例，新生名册可以根据以下几个不同的范畴，进行针对性地维护和运用：
（一）长期使用的名册
《本科新生名册》和《研究生录取名册》，包含了学生的最基本信息，是其他学生名册的基础，对院系学生工作的中心——青年学生的范围和身份作出了界定和基础描述，是所有名册和档案工作的基础、索引、重中之重。无论学生在校与否，这份名册都将维持长期使用。针对此类名册，在校级部门下发院系后，院系根据实际情况，将会在原有信息的基础上添加学生本人及其家庭联系方式等进行完善，形成对学生基础状况的准确描述，为学生工作的长期展开和学生教育引导的系统规划做好信息准备。
（二）合并使用的名册
《本科新生党员名册》是新生党员培训期间，由校党委组织部、学生工作部等部门使用的名册。这类名册适用于青年学生的不同群体。针对此类名册，在学生报到后，接收院系将其内容并入《本科新生名册》中，以便院系完成划分党团支部、选举新生班长等工作。
（三）阶段性使用的名册
《学生住宿楼号床位一览表》和《注明院系的学生票据发放登记表》，在院系安排好学生住宿后，这两份名册的内容也可以并入《本科新生名册》中。《学生住宿楼号床位一览表》是报到当天学生领取住宿钥匙、住宿凭条的依据，而《注明院系的学生票据发放登记表》是仅针对发放票据这一专项工作而用的。
（四）长期使用但变化较多的名册
《××级新生领取大礼包名单》是院系了解家庭经济困难学生最初的信息来源。学生未报到前，校学生资助中心依据学生报送的《北京大学本科生经济情况调查表》，获取学生的基本情况后，为院系提供这份信息。而学生报到后，学院即要在《××级新生领取大礼包名单》的基础上，全面筛查院系经济困难学生的情况。
家庭经济困难学生的资助工作，是贯穿学生在校期间直至毕业后的一项工作。经济困难的本科学生在校期间，可申请助学贷款或助学金，申请者进入研究生学习阶段，需办理助学贷款展期，也可继续申请助学贷款。学生毕业离校，涉及贷后管理问题，因此，也需要与学生建立长期的联系。学生家庭经济状况属于动态信息，经常发生变化。因此，院系要依据个人申请、班主任深度访谈、班级评定、院系资助工作集体评定，综合考量得出每一年度经济困难学生名单，并评定资助金额等级。
此外，本科学生依据学科大类招生，进校后，都有重新选择专业的问题，因此，学生班级、专业的变化，研究生期间专业、院系的调整，都需要院系与学校相关部门密切配合核准经济困难学生信息，为帮扶工作及时到位提供信息索引。
（五）其他名册
在学生名册中，有一类较为特殊的名册，对学生中的一部分特殊群体，如心理存在问题的学生、身体健康素质较差的学生等进行了描述。这一类学生的排查和帮助，是学生成长成才工作的重要组成部分，也是院系学生工作的危机多发地带和重点关注环节。充分利用此类名册，严格执行发现——分析——处理——解决的教育引导思路，为需要帮助的学生和专门的服务与管理部门做好沟通，能够有效地把学生工作专业化的资源转化为学生成长成才的不竭动力。
《××级新生心理测评结果汇报》是由北京大学心理健康教育与咨询中心（以下称“心理中心”）提供的，展示全部新生第一次心理筛查结果、提供咨询建议的报告。结合心理问卷调查测量和后续约谈服务，心理中心和相关院系能够在心理筛查过程中充分掌握学生的心理状况。凡列入后续访谈的学生，院系则应逐一核对情况，以防止意外或突发事件的发生。这一名单，虽然涉及人员有限，但由于相关学生特别需要教育者的长期关心和持续帮助，需要引起院系的高度、长期关注。
《体检不合格学生名单》是由北京大学校医院提供，新生入学体检不合格学生，需复检，直至合格。对于不合格学生应及时与家长联系，告知有关情况，严重者，需暂缓入学，依照情况，按学籍管理的有关规定办理。有些学生，在体检中，检出恶性肿瘤等重大疾病，院系应与有关部门会商、沟通解决措施办法等，这类学生虽然属于个别情况，但也需长期高度关注。
四、新生阶段名册的关注点
（一）《本科新生名册》
此名册是按照招生学科大类划分后下发院系的，共包括13项内容：录取通知书号、学号、姓名、性别、出生年月日、政治面目、民族、本专科、高考分数、外语语种、籍贯、来源地区、中学。这份名册在院系的使用主要涉及下列5个方面：
1. 划分新生班级和学生宿舍；
2. 迎新当日，用名册核对新生实际报到人数及已有信息；
3. 学生的高考成绩，作为院系第一学年第二学期批准学生转院、转专业、分专业的资格依据；
4. 建立学生党团支部；
5. 为新生保险、入学体检、入学心理测评、新生入学登记表发放、新生档案收集、新生北京市政交通IC卡的办理等一系列工作提供数据。
《本科新生名册》的使用者仅在院系就涉及院教务办、学工办、团委、院办、院党委办公室等多个科室单位，是院系完成新生入学工作的主要依据。新生名册在新生未入学前是单纯的数据信息，但随着管理的深入，院系学生工作者需要进一步把数据变为“活”的信息，在校发名册的基础上不断补充、完善，使名册贴近实际、及时更新，成为青年学生群体基础状况的主要量表和基础参照。
（二）《本科新生党员名册》
此名册是新生报到前，北京大学党委组织部、学生工作部等部门组织、培训新生党员活动的参与者名册。自2007年起，北京大学每年在本科新生报到前10天左右，进行为期一周的新生党员理想信念教育培训。
新生党员在青年学生中起着模范带头作用，参加培训后的骨干在院系迎新、宿舍文化建设、班级制度建立、新生入学教育、入学活动安排、班长团支书的选拔等各项工作中发挥着重要作用。《本科新生党员名册》等名册，作为组织和培训学生骨干队伍的主要依据，为院系加强学生党团组织建设，培养学生骨干队伍，形成多层次、全方位的综合育人体系提供了重要支持。院系学生工作者应当充分重视此类名单，善于对优秀学生骨干进行发掘和培养，有效地提高学生群体的组织建设和队伍建设水平，形成健康向上、积极进取的集体氛围。
（三）《注明院系的学生票据发放登记表》
此表由校财务部下发，学生缴纳学费、住宿费等费用后，校财务部将开具“中央高等学校专用收费收据”，即缴费凭证，依财务规定，学院要将每张缴费收据发给学生。通过此表，院系能够对一些学生的经济情况更加了解。
这个登记表实际上是分院系的按期缴费后的学生名册，名册含本科、硕士、博士生的各项缴费收据。校财务部规定，在开学前一段时期内，由学生本人在自己的中国农业银行金穗卡中留足学费、住宿的额度，校财务部在缴费截止日期后，统一从学生银行卡中扣除应缴金额。学生缴费后，校财务部发给院系一份包括学生类别、通知书号、学号、姓名、金额、发票号、签名栏共七项内容的学生票据发放登记表，并附缴费学生姓名的《中央高等学校专用收费收据》。院系发放缴费收据的工作，费时费力，一般要在新生、在校生报到很长时间后才能完成。
根据经验以及现实情况看，大部分学生是不在意领取收据的，但以下学生关注并实际需要这些收据：
（1）定向、委培、在职生，国防生等。这部分学生需要凭缴费收据，送交单位报销；
（2）在校期间申请公派出国出境的学生。北京大学规定，凡出国出境一年以上者，需退宿舍，回国返境后另行分配。凡退宿舍的学生，需要缴费收据，以证明退宿舍前已缴纳过住宿费。随着北京大学对外交流的扩大，这部分学生逐年增多；
（3）本科新生需要收据。本科新生第一次到校报到缴费后，家长通常会催促学生索要收据；
（4）部分省市对考入北京大学的学生有优惠政策，将依据缴费收据发放补助款，这些学生也要收据；
（5）调整过住宿地点的学生。有些学生转院系后，住宿地点调整，即从缴费较高的住宿地点调整到住宿收费较低的地点，因此，学生索要收据，申请退还多缴纳的费用；
不论学生个人是否需要收据，按照学校要求，都应该将缴费收据发放到学生手中。这本收据不分本科、硕士、博士，只要同属一个院系，单据张张相连，并按缴费后的学号排列，若再按班级划分并不容易。这类财务名册内容复杂、管理不便，但的确包含了重要的信息，需要相关工作人员保持细心、认真、负责的态度。对这些琐碎名册的归类、整理和运用，是学生工作精细化的重要体现和以人为本、以学生为中心的理念的重要表现。
（四）《研究生录取名册》
此名册由学校研究生院及院教务办发放。研究生新生报到前，院学生工作办公室会收到经校研究生院审核、院系教务办转发的《北京大学××级硕士生／博士生录取考生名册》，内容包括序号、学科专业、姓名/学号、民族/性别、出生年月/籍贯省市、政治面貌/户口省市、导师姓名、原工作单位、学制转档否、委定单位/外港台侨、身份证号/备注，共计11项栏目。由于这份名册内容多，栏目划分时，有些是纵向排列，比如把委定单位和外港台侨划分在同一栏目中。
这份名册的用途 ：
（1）为院系划分新生班级、宿舍，提供了帮助。由于研究生专业已确定，划分研究生班级，完全可依专业而定，大部分学生不存在再转专业的问题，因此，班级相对固定；
（2）迎接新生当天，以此名册核对新生实际报到人数；
（3）考察学生类别。研究生类别很多，比如留学生、委托培养学生、定向生、在职生、单考班学生、强军计划学生等，从名册中均可了解清楚；
（4）对于建立学生党团支部，尤其是对建立研究生党支部可提供参考。以地球与空间科学学院为例，学生党支部21个，只有3个本科生支部，其余均为研究生党支部；
（5）为新生办理保险、入学体检、入学心理测评、新生入学登记表发放、新生档案收集等一系列工作提供数据。
这份名册，学院内多个部门需要使用，涉及院教务办、学工办、团委、院办、院人事管理办公室等，是研究生新生入学工作的主要依据。
五、小结
在学校相关部门组织下形成的新生名册体系，对于院系学生工作开展具有重要参考价值。在这一过程中，职能部门对学生需求和学生特征展开个性化、专业化测量，基层院系则对学生整体状况和个体学生特殊性进行精确和系统的掌握。基层院系学生工作队伍和各职能部门密切配合，共同达成两个方面的统一，将帮助学生的资源和力量针对性、个性化地引导和投放到需要帮助的学生和学生群体上，为学生健康、快乐地学习生活提供保障，促使学生整体实现文明生活、健康成才的目标。
对新生名册的分析和关注，不仅是校院领导、各管理部门、导师、授课教师、班主任、学工老师、班长、学生等从事或接触学生服务与管理工作过程中需求的产物，更是建立完善的学生信息资源系统的信息基础和机制准备。随着信息社会的不断发展，对青年学生的分析、研究不断丰富，成长成才工作面临诸多挑战，围绕学生形成的综合信息系统已经成为必然的需求。在这一过程中，基层院系作为学生的直接服务与管理者，既需要对各方面信息作出全面的综合掌握和总体分析，同时又确实具备对信息进行长期维护和综合管理的条件和经验。学生名册的管理和运用，本质上是学生工作系统信息化建设的实践环节之一，在实践、理念、标准等不同层面，共同服务于高校育人工作的大局。
作者简介：于超美 北京大学地球与空间科学学院党委副书记 副研究员