会议纪要文体探析

摘要：会议纪要是一种常见应用文书，主要用于记载、传达会议情况、会议精神和议定事项，适用范围广泛。笔者尝试对会议纪要这一文体的性质特点、格式规范进行整理探析，以求更加全面和准确地揭示会议纪要的成文要素和写作规律，更好地利用好会议纪要推动工作开展。

关键词：会议纪要；文体；要素；写作

 

一、导言

 

会议纪要是国家党政机关、企事业单位、社会团体的一类正式、独立的应用性公文文种，是传达会议情况、会议精神和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行的一种纪实性、指导性法定公文，也是保存工作轨迹、积累历史资料、交流工作信息的重要载体和媒介。在高校管理服务工作中，也经常使用会议纪要文体，用于传达会议精神，为任务部署和工作落实提供指导和约束。本文依据国家有关规范，通过梳理已有资料，结合实际工作，尝试对会议纪要文体的性质特点、成文规范进行探析，以使相关工作人员更好地把握会议纪要的各项要素和写作规律，更好地发挥好会议纪要文体在工作中的实际效用。

 

（一）   会议纪要文体概述

 

会议纪要在新中国成立后才开始出现并逐渐规范。有学者认为，它的源起可以追溯到新中国成立初期的一份党内通报。1952 年2 月，中共中央政治局扩大会议通过毛泽东起草的《中共中央政治局扩大会议要点》。[①]这份《要点》，介绍了会议的主要情况，概括整理了会议讨论的“三年准备，十年计划经济建设”的问题和“抗美援朝的宣传教育运动、土改……”等8 项主要问题，并在党内通报——这可看作是会议纪要文体的开始。

后来，这类记叙会议主要内容的文体适用范围逐步扩大，并形成一定的文体格式被国家机关和有关单位、团体广泛使用。国务院办公厅1987 年2月18 日发布、1993 年11 月21 日修订的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第一次将会议纪要列为正式文种，2000 年8 月再次修订的《办法》规定，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。党的机关也经常使用会议纪要，《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996 年5 月3 日印发）第七条第十四项规定，会议纪要“用于记载会议主要精神和议定事项”。

 

（二）   会议纪要的特点

 

根据会议纪要的概念界定及性质用途，笔者归纳其主要特点如下：

 

1.内容纪实

 

会议纪要是会议基本情况和会议精神的纪实，所叙述的问题必须忠于会议的实际，不能随意增减，更不能离开会议发挥创作，在内容上体现“忠”和“实”。

 

2. 表达精炼

 

会议纪要根据会议情况，围绕会议主旨和主要议题，择其要点、去其杂芜、分析归纳、精细梳理、概括提炼而成，在表述上体现“精”和“要”。

 

3. 形式灵活

 

会议纪要具有特定的体例格式，但其在写作上相对其他公文文种相对灵活，篇幅长短不拘，也可以根据会议的类型、性质选用多样的表述方式，将会议精神寓于不同的结构安排和文字组织中。

 

4. 行文多向性

 

会议纪要既可以作为上行文，向上级机关汇报情况，以得到监督指导或由上级批转有关单位贯彻执行，也可以作为下行文，向下级机关传达决策意见，用于指导下级机关工作，提供行动指南；还可以作为平行文，在平行单位或不相隶属单位之间通报会议精神，协调制约，获得相互支持和配合。

 

5. 指导制约性

 

会议纪要所传达的会议情况和议定事项，是与会者集体意志的体现，以公文发布程序在一定范围内传达、传阅并贯彻执行时，具有较强的指导性和制约性。

 

（三）   会议纪要与会议记录的区别

 

会议记录和会议纪要作为会议文书，都是会议活动的直接产品。但是二者之间也有明显的区别。主要体现在以下方面：

在内容性质上，会议记录是对会议过程中讨论发言的原始实录，要求原汁原味，“有言必录”、“有则记之”，要体现过程性和具体性；而会议纪要强调“择其要而理之”，要对会议材料和发言记录进行分析、梳理，把反映集体意志的主要精神和观点按一定逻辑顺序提炼加工，具有概括性和总结性。

在行文用途上，会议记录一般不公开，只作为内部资料存档备查；而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，可以多向行文，上报情况、下达要求执行或与同级机关进行交流。

在成文规范上，会议记录处理相对简单，在会后对记录材料作适当的补充和修订，核准后即可按规定入档；会议纪要属于法定行政公文，必须严格依照公文制发处理程序生成，严肃性和规范性更强。

在撰写格式上，会议记录可按发言顺序整理，在发言开头注明发言者的姓名职务；而会议纪要通常以“会议”的名义记述，反映与会人员的集体意向，如：“会议听取”，“会议决定”，“会议强调”，“会议指出”，“会议研究决定如下事项……”等。

 

二、会议纪要写作要素

 

不同类型的会议纪要，其写法格式也不尽相同。一般而言，常见的会议纪要由标题、正文、版记等几个部分构成。

 

 

（一）   会议纪要的标题

 

会议纪要的标题常见有两种：一种是单标题，由“会议名称＋文种”构成，如《** 学院党政办公会会议纪要》。一种是双标题，由“正标题＋副标题”构成，如《服务学生成长，提高教学质量——** 年度教学工作研讨会议纪要》：正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。

 

（二）   正文部分

 

会议纪要的正文部分一般由“导言”、“主文”和“结语”组成。

 

1.导言

 

导言，即正文的开头部分，一般概括描述会议的自然情况。具体常见两种写法，一种是仿记录格式，也称“平列式”，逐项列出会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人和议程等各项组织要素，然后另写一段做简单导语。一种是综合概括式，也称“鱼贯式”，即用简要文字概括会议的前提、背景，直述会议总体情况，导入主文。

 

2. 主文

 

主文部分是会议纪要写作的重点和核心内容，主文要明确阐述会议研究的问题、讨论的意见、议定事项及其意义。纵览有关资料并结合实际经验，试将主文的写法归纳为以下几种：

概括叙述式，也称“撮要分条”式。通篇不编序号，不列标题，而是在导言之后，以并列的若干条段对同一研究事项逐层论述，表述简明扼要，一目了然。通常针对内容单一的专题性会议或议题集中的办公会议纪要。

分项归纳式，也称“分条列目”式或“分项叙述”式。通篇横向布局，将会议精神归纳为几个问题或几个方面，归纳为若干条块分项撰写，根据内容冠以标题，逐级编列序号。全篇纲举目张，局部问题集中，条理清楚，要点突出。这是运用较为普遍的一种纪要撰写方法，适用于涉及面广的决策性会议纪要、事项较多的安排性会议纪要或内容比较分散的协调性会议纪要等。

发言摘记式，亦称“发言提要”式。主文内容列于发言人姓名之后，从形式上类似于简化版的会议纪录（其实就是对会议中典型性和代表性的发言进行整理，提炼出发言要点）。这种纪要能够比较如实充分地表达与会者的意见，某些座谈性或研讨性的会议纪要可适当采取这类写法。

综合串述式，在同一篇纪要的主文中，结合运用概述、分述或摘记的方式展开。综合众人意见时采用“与会同志认为”、“许多老师谈到”等语，而对于个别有价值的典型性意见，则分述摘记为“某某同志提出”、“某某同志谈到”。比如，笔者在《**办公会纪要》中，在议题研究部分中，先是采取分项记述，而在“务虚研讨”部分，则罗致了参会人员的发言提要，既明确了关于研究事项的集体意见，又如实反映了议事之后不同人员的思路和观点。

在具体应用时，须根据会议类型、性质、议事内容和发文用途而采用不同的表达方式，不能因局限于某一种类型而妨碍对会议精神的传达。无论采用什么结构，都必须体现出会议纪要应具备的严密逻辑关系，表述时不能出现意思上的“空白”，同一问题不能产生“跳跃”分布，同时要注意避免简单遵照会议的自然顺序而写成流水账式的“会议日志”。

 

3. 结语

 

会议纪要并不都有一段专作结尾用途的文字。多数会议纪要一般事毕言止，少数情况下，根据工作的需要，会议纪要可以撰写专门的结尾段，用以对主文内容说明，对会议精神进行表态，对贯彻执行提出要求，提出会议的希望或发出号召等。

 

（三）   版记和签发

 

会议纪要一般也要有版记，体现印发机关、成文日期、发送单位等内容。比如，正文之后要在版记处签上会议召开者的名称。若干单位联合召开的会议，并列签上参会单位的名称。需要注意的是，会议纪要一般不加盖公章。

 

三、会议纪要写作注意事项

 

如前所述，会议纪要在内容上要做到“忠”、“实”，在文字表述上要实现“简”、“精”，通篇要求逻辑合理，要点突出。笔者认为，要写好会议纪要，要注意做好以下几个结合：

 

（一）   会前预测和会上记录相结合

 

会前对参会人员和研究议题有一个大致的了解，提前熟悉会议材料，预测讨论的焦点问题，这样在听会过程中就能做到心中有数，有助于又快又准地作好会议记录，避免出现大的偏差和纰漏。记录会议时，在全面准确记述的同时，还要注意重点记录、有针对性记录和细节记录。会后要及时对会议记录进行整理，厘清议定事项之间的逻辑关系，对会上提到的有关数据和专门术语进行认真核对，为正式动笔撰写纪要做好充分准备。

 

（二）   真实全面和择其机要相结合

 

在撰写会议纪要时，要注意把握其区别于会议记录的鲜明特点。在《辞海》中，“纪”有“整理、综理”之意，“理之为纪”；而“要”指“要点、切要”。会议纪要之“要”，即会议的主旨、精神等精要，是要经过文秘人员按照一定规律归纳整理而成的，而这个过程，就是“纪”。会议记录之“记”，讲究客观真实，事无毫巨，原原本本，皆入笔端；而会议纪要之“纪”，则要在忠实原意之基础上，去浮辞、免冗长、不矫饰、不苟简，取其精华，梳理归纳。

要做好“纪”的工作，要求我们记录会议和撰写纪要过程中把握以下两点。一要善于发现和把握会议要点。这些要点包括会前主持人所明确的会议的目的和任务，讨论中形成的新的思路、思想和观点，就研究事项所达成的共识、提出的解决方案和指导意见，会议结束时会议召集者的概括性、总结性的发言等等，二要取舍适当，集中反映。在起草会议纪要时，应根据会议宗旨对各种观点进行恰当的取舍，善于正确集中会议讨论的意见，把重点放在经过会议讨论统一了认识的确定事项上，舍弃那些琐碎枝节、与会议宗旨无关以及会议中未达成共识而散见于与会者间的零散意见。

（三）   及时快速和稳健准确相结合

 

在议事后尽快拟定会议纪要、传达会议精神，既是工作高效能的体现，也是纪要时效性的必然要求。因此，纪要撰写人员须树立能快则快的意识，尽速拟文、及时送审。另一方面，在追求快速拟文种的要求相一致的。

 

（四）   忠实原意和补校参谋相结合

 

文秘人员要发挥参谋助手作用，不能仅仅停留在简单的记录层次上，要在会议纪要拟制过程中主动思考，积极提出完善建议。具体来说，一是做好补校工作，会议中发表的意见不一定字字句句符合逻辑规范，即兴发言有时会有自然的前后重复，有时会有语境上的省略，要善于对与会者的发言进行补充修订，同时对明显的口误要按照规范大胆校正；二是善于参谋意见，对会议议定的事项，积极审慎地提出参谋建议，供决策者在审发纪要时参考。当然，在提出意见或建议时，要注意做到参谋到位而不越位，不擅作主张，更不能未经请示随意更改议事原意。