浅谈基层院系为学生开具证明工作的方方面面

作者简介：于超美  北京大学地球与空间科学学院党委副书记

          张婧婧  北京大学地球与空间科学学院学工办选留干部

              

摘要：近年来，随着社会的转型和环境的变化，在院系学生工作中，为学生开各类证明正日趋成为常规性事务，本文主要针对开具证明的过程中所遇到的各类问题和规律进行了总结和探讨，并对其作用和意义进行分析。

关键词：基层  学生  开具证明

 

近年来，在院系学生工作中，有一项工作正日趋成为学生工作办公室常规性的事务，那就是为学生开各类证明。据不完全统计，2009年度北京大学地球与空间科学学院近三分之一的学生要求开具过各类证明。

目前，学生要求开具的证明种类繁多，涉及社会生活的各个方面。学院办理的证明主要包括大陆居民赴台通行证、港澳通行证、公派自费出国护照、自费旅游、出国读学位、海外实习、申请结婚、办理准生证、婚育情况证明、购买经济适用房、购买两限房、探望国外亲属、补办身份证、参加国际学术会议、申请国外奖学金、办理原籍证明、银行贷款展期证明、公务员考试申请、无犯罪记录证明、政治审查、在读证明、申请博士后流动站、假期社会实践、毕业生户口档案转移以及购买特殊股票所需要办理的居住证明等等。

为提高工作效率，简化办事程序，明确职权范围，使证明办理过程规范化、制度化、程序化，有必要就开具证明这项工作的方方面面进行一定的探讨。

 

一、证明和证明的真实性

 

在《现代汉语词典》中对证明的解释是这样的，即用可靠的材料来表明或断定人或事物的真实性[①]。

真实性是政府部门、社会团体和个人对所需信息的最基础的要求。只有在事实材料真实的基础之上，才能对人或者事情做出清晰准确的判断。

诚信是为人之道，是立身处事之本，是人与人相互信任的基础。但是，个人的诚实守信在很多情况下是以其所在的组织为依托的，也是由其所在组织提供的。可以说，组织的公章是个人自身所持有的证明的根本，从某种意义上，起到了证明之证明的功效。于是，出具证明一事便显得尤为重要。

目前社会对个人诚信度的认可，大多来自机构正式出具的证明文件。社会普遍会认为，机构证明的真实性，优于个人提供资料的真实性。因此基层院系开具证明的内容，不仅随着学生参与社会活动领域的扩大而扩大，也促使学生工作者重新审视这项工作的内涵。

 

二、证明的需求主体及开具证明可能存在的问题

 

要求开证明的学生主要可以分为三部分：一是本院系在校生；其次是转院学生，即在本院系学习一段时间之后转至其他院系的学生，第三是本院毕业生。在开具各项证明的实际工作中，有些现象是学生工作者无法忽视的。

 

（一）重复证明，以“在读证明”为例

理论上，学生凭借已注册的学生证就足以证明自己是在校学生，这一事实毋庸置疑。但实际情况是不少校内外机构及部门，除了要学生出具本人身份证、学生证外，还要求学生出示院系出具的在读证明，而且在读证明上要有负责人签字，必有公章，才能为同学办理相关事宜。

 

（二）特殊证明，需酌情开具

按正规手续，院系学生工作部门理应只负责为本院学生开具证明，非本院学生或毕业生，已不属于其职权范围。但由于各种特殊情况，这些本不属于管理范畴的同学仍需要回校开具证明，若按照“原则”不予办理，他们的许多事情就无法办理。

例如，北京大学地球与空间科学学院2004级本科一名同学，毕业时申请自费出国，并申请将户口档案转至教育部留学服务中心，但出国前，他并未办理必要的手续。在英国留学2年后，当他回生源地找工作时，相关机构请他出具户口档案证明，此时他才记起自己并没有办户档手续，于是找到北京大学就业指导中心的老师请求帮助，最终的解决方案是由原学院开具证明以证明其身份。面对这种特殊情况，我们理应为从学生的角度出发，在必要的时刻提供无私的帮助。

 

三、证明的种类、用途

 

由于学生对证明的需求五花八门，有必要对证明的种类及用途做出划分，力求分类管理，从而提高工作效率。根据近两三年内北京大学地球与空间科学学院开具证明的内容及用途，大致将其分为以下几个类别：

 

（一）在读证明

此证明主要用于验证某位学生目前确实在校就读学习，部分学生开这类证明的目的是为领取各种补贴款。补贴款的来源主要是企业的捐款、农村或自然村的补偿款以及地方政府给予的奖励金等。

 

1.办理银行贷款展期

从其他学校考入北京大学的研究生，在大学期间曾经办理过贷款者，按照贷款银行的相关规定，贷款者如果大学本科毕业后，没有参加工作，而是直接保送或者考取了研究生，可暂时不归还银行贷款，但是需要提供已经入学的证明。但是按照北京大学学籍管理的规定，新生入学后三个月内，学校要按照国家招生规定进行复查，复查合格者才能予以注册，复查不合格者，区别情况，予以处理，直至取消入学资格。所以，办理银行贷款展期证明的时间，必须要依据实际情况而定。

 

3.购买经济适用房、两限房，办理买房按揭贷款

目前在校的研究生中，部分已结婚成家，很多同学选择购买相对便宜的经济适用房或两限房。依据规定，卖房部门要求学生出具在读期间学校未分配住房的证明。这就要求学院先给售房部门出具一份学生在读证明，再出具一份学生在学期间居住在校园某宿舍的证明。有了这样两份证明，学生才有资格排队申购住房。若取得购房资格后，再办理银行按揭贷款，也需要开具在读证明。

 

4.银行教育储蓄提取

有些学生在入学前办理了银行教育储蓄，上大学后若需提取，需要向银行提供身份证、院系提供在读证明以确认身份。

 

（二）非体育特长生证明

非体育特长生参加大规模的比赛，尤其是参加专业级别的体育比赛，需要证明其非体育特长生身份。因此，学院可能要为部分参赛学生开具在读证明和非体育特长生证明。

 

（三）申请国外奖学金所需证明

随着改革开放和学生对外交往机会的增加，有些同学申请了国外大学或机构的奖学金，然而在国外机构邮寄奖学金之前，他们要求学院出具一份证明以保证奖学金只用于这名同学的学习，而且肯定不会用于参与恐怖事件。

 

（四）补办证件所需证明

遇到证件丢失的情况，如身份证、保险卡、银行卡等，学生需要院系开具证明借取户口卡，才能补办相关证件，为此一般需要开具在读证明和借取户口卡证明。

 

（五）购买特殊股票所需的居住证明

炒股已非新闻，部分学生在校期间可能对此项投资活动十分熟练。但购买一些特殊股票如港股等，就需要学校开具相关证明。如曾有一名学生在购买香港股票时，需院系提供居住证明，才能开户。

 

（六）出国出境所需证明

随着国际化、全球化速度的加快，学生无论自费、公费出国的人数日益增多。学生与导师在国外做实验、参加国际会议甚至参观古生物标本博物馆，与国外导师合作试验、参加国际太平洋科学考察团、在国外实习，毕业后自费出国攻读学位等等情况，都需要院系为他们提供以下证明中的一种或多种：无犯罪证明、出生证明、亲属关系证明、结婚证明、未婚证明、学历证明、在学证明。

 

（七）保险相关证明

    申请转院转系的学生，在获得批准后，通常在二年级转入其他院系学习，这部分学生通常需要在原来的院系开具已加入各种保险的证明。

  

（八）与就业相关的证明

毕业生可能因为就业的缘故需要办理部分证明文件，如获奖证明，每年毕业班获得奖励、奖学金学生，获奖者在学校职能部门尚未颁发正式的获奖证书之前找工作时，可能需要院系为用人单位提供学生获奖情况的证明；已自主择业的证明，北京大学就业指导中心在每年8月左右，要求院系为自谋职业的毕业生开具此证明，凡既未保送研究生，也未考取研究生，又无单位接收函的毕业生，若确实选择自主择业，院系要为他们开具已自主择业证明。

 

（九）学生身份相关证明

 

1.为延期毕业生证明其民族身份

按照北京大学本科生学籍管理规定，来自少数民族自治区∕县的少数民族学生，可申请延长修业年限。若少数民族学生由于学习困难申请延期毕业，学院需向教务部出具书面文件以证明其少数民族的身份。

 

2.入住新宿舍或其他事件所需身份证明

每年新生报到前，学生宿舍管理中心分配完新生宿舍后，需要院系派人去领取钥匙，此时，宿管中心要求院系出具办事学生的身份证明，才能放心地将钥匙交给来者。校内其他部门也会常常有此情况，只有见到院系公章或者老师签字，才能同意让来访学生顺利办事。部分部门还会将院系主管老师的签字备案，以佐证学生持有材料的真实性。

 

（十）与经济援助或助学贷款相关的证明

 

1.高考成绩证明

家庭经济困难的本科一年级新生，每年9月初，在入学报到后、校园卡发放之间的那段时间，凡申请临时困难补助者，需提供在校学习成绩，而由于新生尚未开始在大学阶段的学习，需要院系为其开具学生高考成绩证明。

 

2.助学贷款展期的相关证明

本科期间曾向银行申请助学贷款的学生，部分将在毕业时保送或者考取国内的研究生，部分将出国继续深造。银行对这两类学生的助学贷款偿还政策是不同的。对于境外就读的学生，银行要求其必须在毕业前偿还全部贷款，北京大学还需协助银行办理还款手续。而选择继续攻读研究生学位的学生，银行在院系出具毕业生未就业证明的前提下，允许其办理贷款展期手续。

 

四、开具证明的注意事项

 

1.基本信息

由于学生众多，本科生、硕士生、博士生各年级均有需要开证明的同学，为防止发生重名现象及便于查找，学生工作办公室要求各类证明中包括以下基本信息：姓名、性别、学号、班级、专业、导师、班主任、本人联系方式、老师联系方式、事由等。

 

2.签字

由于基层院系学生工作办公室管理范围比较广，不可能接触到每一名学生。因此，必要的签字是保证证明内容真实性的基础，如班干部、班主任或者导师的签字等。

 

3.提供证件

对于学生工作办公室不熟悉的学生，工作人员会要求其出示能证明=身份的有效证件。

 

4.专人负责

开具证明有时是一项连续性工作，如已婚学生有可能需要连续办理婚育情况等证明，若此时学生工作者能够掌握和了解其基础情况，办理证明的手续就可大大简化。

 

5.登记表

地球与空间科学学院规定，只要在院学生工作办公室或者院团委开过证明、盖过公章或领取过协议书的同学，都要在一张总表上进行登记，实现“事事登记”。登记项有：序号、姓名、学号、班级、事宜、专业、导师或班主任、出国时间、出国原因、登记时间、备注等。

登记表作为人事档案保存，以便必要时查找。

 

6.注意证明内容

买房、买车、贷款等相关活动，近几年来在学生中也偶有出现。尤其是北京大学限制外来车辆入校后，对学生车辆实施限制发放停车证的规定。当有些学生要求开具证明办理车辆入校手续，学生工作办公室的老师需要查询学校有关规定，严格按规章制度办事。

 

五、制作证明模板

 

证明模板，实际上就是规范的表格。学院会根据证明的类别，制作统一的证明模板，在这些表格或证明信上，学生只需要填写个人信息，并在相应栏目打勾，从而避免了学生自己写材料的麻烦。这种规范化的工作模式很受学生欢迎。

目前，学院的证明模板主要有保险金交付证明、结婚申请登记表、学院学生请假表、北京大学在读证明、研究生在读证明中英文版、无犯罪记录证明中英文版、领取户口申请书等，基本上能够满足大部分学生的需要。

 

六、力求实现规范化、制度化、精致化、简便化的目标

 

学生工作精致化，不仅是一项需要长期坚持的目标，更需要学生工作者将其落实到点点滴滴的实际工作中。只有在方方面面的工作上严格要求自己，坚持“以人为本”的教育理念，最大程度的从学生的具体需求出发，才能提高管理水平，提高办事效率，提高学生对学生工作的满意度。

开具证明这项看似简单但实际繁杂的工作，是各基层院系的常见事务。它的特点也反映了基层工作的某种共性。从开具证明这类基层事务入手，有利于在各个层面推动学生工作精致化进程，有利于进一步提高学生工作的科学化水平和规范化程度。

 

责任编辑：刘洁纯