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浅析如何做好高校公文处理工作——以北京大学为例

作者:张晓东 魏 姝 王艳新 发布日期:2020-01-20

摘要:文章结合北京大学公文处理工作的实际情况,提出了高校公文处理工作的特定含义,分析了高校公文处理工作的重要性;梳理了高校公文处理的五项原则与技巧,即分清轻重缓急、把握收文规律、牢记分办规则、考虑特殊情况、做好前置审核、强化形象意识;分析了高校办文人员需要具有的五项能力素质,即思想政治素质、把握全局能力、文字处理能力、语言表达能力、业务理论水平;并提出了进一步做好高校公文处理工作的三大建议。

关键词:高校;公文处理;原则;技巧;能力素质

 

 

一、高校公文处理工作的特定含义

中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发的《党政机关公文处理工作条例》指出,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具[1]。2012年《党政机关公文处理工作条例》发布以前,党的机关和国家行政机关公文处理法规规章都是各自制定和颁发的。主要参考依据是1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》。2012年,党的机关和行政机关公文处理工作法规首次合二为一,实现了我国党政机关公文处理工作法规的一体化,统一了公文范式。

2013年9月18日,教育部参照《党政机关公文处理工作条例》,以教办〔2013〕7号印发《教育部公文处理规定》,对教育部各司局、直属单位公文处理工作也进行了明确规定。

高校公文是指高校在校务运行中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是高校进行依法治校和公务活动的重要工具。以北京大学为例,高校公文主要可以分为四大类,分别是:

1.校外来文是指学校的上级机关部门、兄弟高校及各级党政机关企事业单位等通过机要、传真、信函及电子政务系统等途径发来的各类公文;

2.校内来文是指学校内部各职能部门、基层院系等呈报给学校领导的请示、报告、纪要等各类公文;

3.校外发文是指以学校名义向上级机关部门、兄弟高校及各级党政机关企事业单位进行请示、汇报或沟通相关工作的公文;

4.校内发文是指以学校名义下发的各种通知、决定、批复等公文。

从公文种类来看,《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文主要种类是15种,其中高校公文主要涉及9个公文种类,分别是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。从行文方向来看,高校公文同时涉及上行、下行和平行文,具体指:

1.上行文是向上级机关的行文,一般用请示、报告、意见等文种;

2.下行文是对下级单位的行文,一般用令、通知、通报、意见、决定、批复等文种;

3.平行文是同级或者不相隶属的单位之间行文,一般用函、意见、通知等文种。

高校文书不仅仅体现“规范体式”,同时也有“特定效力”,即处理校务。高校文书处理工作最终的目标是更好地服务于学校各项工作的开展。因此高校文书处理的含义不仅是做好文书本身的运转,还包括起草拟办意见,供校领导决策参考;收集并整理文书反映出来的重要校务活动,供校领导及学校办公室领导知悉参考;协调校领导出席学校重要校务活动;督办部分文书流转过程中需要进行关注的工作事项等。

高校办公室作为学校综合协调管理部门,具有承上启下、沟通内外、协调联系各方的功能。高校公文处理工作是高校办公室的一项重要工作内容。高校的公文是高校与上级单位、兄弟高校及各级党政机关企事业单位等进行沟通联系的主要途径和方式,是高校的窗口和喉舌。高校公文处理质量不仅体现办文人员的个人素质和业务能力,也反映着高校整体的行政工作水平,更体现了高校的形象。高校公文处理工作水平的高低一定程度上体现了高校的治理能力,关乎高校能否准确、及时地传达贯彻党和国家的方针政策,能否就高校发展建设的重要问题及时有效地与上级机关和外单位沟通协调。因此高校公文处理工作十分重要。

 

二、高校公文处理工作的原则与技巧

高校公文处理工作任务繁重、工作琐碎,需要把握高校公文处理工作的原则与技巧才能将大量的公文处理妥当、高效。从未参与高校公文处理工作的人往往以为公文处理就是简单、机械地将公文从单位与领导之间、不同单位之间传递,其实公文处理需要讲技巧、讲艺术。本文以北京大学公文处理工作为例,将高校公文处理工作的原则与技巧总结为以下六点:

(一)分清轻重缓急

高校办公室每天收到校内外公文及拟制发往校内外公文数量巨大。以北京大学为例,2018年北京大学全年共处理校内外收发文合计近10000份,平均一年每个工作日处理文件近50件,每天流转100余次,每天文字阅读量6万字左右。高校公文处理工作人员(以下简称“办文人员”)面对如此多需要处理的公文,需要快速分清公文主次,把握办文时间节奏,千万不能“眉毛胡子一把抓”,不能死板地按照公文来文时间依次办理,而要在收文的第一时间立即阅读来文并快速获取有效信息,判断公文的重要程度、紧急程度等。

急文则需要急办,第一时间就要立即处理。有明确截止时间公文在报送校领导、传阅相关单位时需要在醒目位置写明截止时间,标清“特急”“加急”等紧急程度字样,以便迅速引起批阅公文的校领导和执行公文指示的相关单位经办人员的重视。

要定期查看校领导待办件,有些公文收文时并不紧急,但在报送多位领导、公文流转过程中,逐渐转变成了急件,同样要急件急办,抓紧处理。

(二)把握收文规律

办文人员要善于总结、掌握高校收文的规律,对于文件收取的时间有一定的预判,从而更加精准地把握收文的节奏。以北京大学为例,从全年来看,北京大学每月外收文和内收文数量较为平均,除寒暑假外,平均每月在600余份左右;从每周来看,周二、周三是收文较为集中的时间;从每天来看,每天上午10时至12时,下午15时至17时往往是收文较为集中的时段。公文报送需要经过单位领导班子会议讨论、单位领导签发等环节,因此发文时间呈现一定的规律性。办文人员可结合收文规律,在收文高峰时间注意增加查收公文次数,从而节省查收公文的精力,腾出时间仔细阅读与流转公文。

(三)牢记分办规则

公文分办有明确的规则与要求。只有明确的分办规则才能保持公文分办的稳定性与质量。办文人员一定要牢记公文分办的原则、政策要求等,从而进一步提高公文处理的效率。

如涉及全局性工作的公文要分办给高校主要领导;归口性很强的公文分办给高校分管领导;业务性很强、工作任务要求十分具体且不涉及校领导研判的公文直接分办给部门或院系承办。

公文所涉及业务与高校相关职能部门明确相关的公文在报送高校领导的同时,也应在第一时间传阅相关部门着手准备相关工作。

对于来文情况复杂的公文,办文人员在报送校领导前,要理清来文主要内容,结合往年历史数据,整理出历年领导批示情况,并提出初步拟办意见,供领导批示和决策参考。

一般情况下公文分办时,不同时报送多位校领导,而是采用依次报校领导批示的形式。这是为了防止领导批示时,出现校领导等待其他领导批示而观望,减慢了批文速度;或校领导不知道其他领导批示情况,批示内容不一致甚至有所冲突,而导致批示无法执行或引起不必要的矛盾。外收文依次报送校领导时,首先报送公文所涉及业务最相关的分管校领导,再报送其他涉及业务分管的校领导。

重要公文必须报校领导批示后,再转相关部门或院系承办。办文人员可以综合来文单位级别、文件主要内容、文件涉及的领导、文件涉及事项等多方面要素判断文件的重要性。

(四)考虑特殊情况

公文处理过程中,办文人员在遵守公文处理一般规则的同时,要善于结合特殊情况灵活处理。如遇到校领导要出差,则抓紧将需要校领导批示的文件在校领导出差前报送;依次报送校领导的顺序也可以参考校领导是否方便批文件而进行一定的微调,如公文业务涉及多位校领导,部分校领导在外地出差,可先给在校的校领导抓紧阅示;如收到急件,需要校领导批示,但校领导又在开会或出席活动,可采用电话、微信等形式先报告公文主要内容,等方便时再报送详细内容,以便领导尽快思考与决策。此外,高校工作具有一定的周期性,如开学季、期末季、考试周等,要结合不同时间节点综合把握报文节奏,保证校务运行顺畅高效。

(五)做好前置审核

办文人员要在报送校领导前做好公文前置审核工作,若前置审核不通过,则不能将公文报送至校领导处。以北京大学为例,如公文涉及业务有归口管理部门,需要由业务部门会签提出意见,例如涉及外事活动报文一律需要外事管理部门会签;涉及签署协议,需要法律事务管理部门会签;涉及举办大型活动,需要安全保卫管理部门会签;涉及基金捐赠,需要由基金捐赠管理部门会签。公文必须符合“一文一事”及“一事一文”的原则,即一份公文只能请示一件事情,不能将多项相关性不高的事宜混在同一个公文上请示;同时相关性极高的同一事宜,也不可拆分成多个文进行报送。请示与报告文种选择要正确与规范,不能在报告中夹杂请示事项。

(六)强化形象意识

作为高校办文人员,免不了要与校外来文单位、校内各单位沟通、交流,要时刻强化自身的形象意识。办文人员的一言一行代表了高校办公室,乃至于一所高校的形象,因此一定要以积极的姿态、礼貌的用语、真诚的态度进行公文处理工作。

 

三、高校文书处理工作人员所需要的能力素质

高校文书处理工作人员是所有文件上传下达的关键一环,这一岗位人员的素质,关系着整个高校文书流转工作的运转效率。要做好高校文书处理工作,首先必须建立起符合高校文书处理工作人员能力素质要求的工作队伍。

高校作为事业单位,并非一级党政机关部门,具有一定的特殊性。以北京大学为例,高校对外发文和校内发文严格参照《党政机关公文处理工作条例》和《教育部公文处理规定》执行,高校内部各职能部门和基层院系报送公文的相关要求会适当降低标准。

高校参与公文处理的人员角色也是多种多样,有职能部门或基层院系的普通公文起草人、职能部门或基层院系的单位负责人、各职能部门或基层院系的公文管理员、学校党办校办的文书工作人员等。本文认为作为高校党办校办的文书处理工作人员必须具有以下五方面的能力素质。

(一)思想政治素质

办文人员直接参与了高校校务运行核心环节,必须具有极高的思想政治素质,必须具备坚定的政治信仰和政治立场,对党必须要有绝对的忠诚,必须严守政治纪律和政治规矩,做到政治可靠、作风过硬,才能将党和国家交给高校的各项任务做好。这是最基本的能力素质,也是最核心与关键的。

(二)把握全局能力

从宏观来看,办文人员是直接参与学校整体校务运行服务,是学校各项业务运转的核心工作人员。党办校办文书处理人员,对内,需要传达学校领导层面的决策与指示,综合协调全校各部门开展工作;对外,需要与校外单位沟通、交流各项信息,因此必须站在高校全局的高度思考问题、处理公文、协调工作,熟悉全校各项业务的基本情况,必须拥有把握全局的能力;从公文处理细节来看,面对大量需要处理的公文,需要有宏观思维能力,统筹把握各份公文的办理进度,协调好各份公文的办理速度,防止漏办、错办或慢办的情况出现。

(三)文字处理能力

高校办文人员每天需要阅读、起草、审校大量公文,必须具有良好的公文阅读、公文写作等文字处理能力。阅文速度要快、且获取信息准确无误,才能快速处理公文,保证公文处理的效率与质量。同时,办文人员必须自身具有较高的文字功底,才能起草好、审核好公文。

(四)语言表达能力

高校办文人员需要与校外来文单位、校内各单位打交道,必须快速准确地表达需求、传达指示和沟通信息,必须拥有较强的语言表达能力。

(五)业务理论水平

高校办文人员必须具有较高的业务理论水平,了解并熟悉国家、教育部等上级部门对于高校公文处理的各项规定,必须熟悉公文的性质、作用、格式及要求。如必须掌握《中国共产党重大事项请示报告条例》《党政机关公文格式》国家标准应用指南的各项要求等。

 

四、进一步做好高校公文处理工作的建议

(一)加强对高校公文处理工作人员的培训

高校要以集中现场培训、发布办文指南、微信群线下培训等多种形式对全校办文人员进行专业化培训。在高校公文处理工作中,目前有大量精力是耗费在对于公文内容、格式、流程不规范进行纠正和沟通的环节。通过大量有效的培训,使得各单位的公文起草人、审核人、公文管理员等提前了解、掌握公文处理的规则与要求,可以减少公文报送中反复修改的时间,同时也可以进一步提高公文的质量,最终提高高校校务运行的效率。

(二)保持高校公文处理工作队伍的稳定性

高校要通过公文处理工作的制度化和规范化建设,努力建立一支可以保持一定稳定性的公文处理工作队伍,提升公文处理工作队伍群体的归属感与荣誉感,从而提高各单位公文处理的效率与质量。当前,高校参与公文处理的工作人员多为各单位综合办公室工作人员兼任,人员变动较为频繁,导致办文人员需要不断学习与熟悉公文处理规则与技巧,从而影响了办文质量。

(三)进一步加强高校公文办理的制度建设

公文处理工作涉及公文拟制、公文办理、公文管理等多项环节,具体从发文来看涉及发文起草、发文复核、发文登记、发文签发、发文印制等;从收文来看,涉及收文签收、收文登记、收文初审、收文阅办、收文承办、收文催办、收文答复等。高校要进一步制定公文处理的工作规则,细化公文处理的相关规定,从而使公文处理各项环节能够有章可循,减少公文处理的随意性与不确定性,进一步提高公文处理的效率与质量。

 

 

作者简介:张晓东 北京大学党委办公室校长办公室文书室副主任、燕园社区服务中心副主任 助理研究员

   魏 姝 北京大学党委办公室校长办公室副主任 副研究员

   王艳新 北京大学党委办公室校长办公室文书室主任 讲师

 

 

参考文献:

[1]党政机关公文处理工作条例[J].秘书之友(6期):45-48.