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提升高校年鉴编纂质量与效率的探索和实践——以《北京大学年鉴》为例

作者:刘 鹏 孙启明 徐聪颖 发布日期:2020-01-20

摘要:质量和效率是年鉴编纂工作的两个核心抓手,高校年鉴工作在这两方面仍存在许多问题。《北京大学年鉴》近年来以问题为导向,着力加强制度建设,在提升高校年鉴编纂质量和效率方面开展了一些有益探索与实践。主要措施包括:加强顶层设计,优化工作体系;细化编纂规范,制定供稿标准;全面再造流程,明确工作时限;调整框架结构,切合时代需要;加强调研学习,促进工作交流等。

关键词高校年鉴;编纂质量;编纂效率;北京大学

 

 

年鉴是汇编一年内重要时事、文献和统计资料,按年度连续出版的工具书。从其名称看,“年”字体现了年鉴的时间跨度和周期性,强调年鉴编纂的效率;“鉴”字则含有对照、审察、警戒的意思,强调年鉴存史资政的作用,这就对年鉴的编纂质量提出了要求。

高校年鉴作为年鉴的一个分支,兼具综合性和专业性。一方面,高校是举办高等教育的专门机构,具有相应的专业属性;另一方面,高校的功能涵盖教学、研究、社会服务、文化传承、国际交流等各个领域,一些体量较大的综合性大学业务范畴更为庞大。近年来,高校日益重视文化建设和历史传承,纷纷编纂出版年鉴,一些与高校年鉴有关的论坛、研讨会、行业组织也越来越多[1]。然而,高校年鉴起步晚,体制机制建设较不完善,存在许多薄弱之处。近期,《北京大学年鉴》以问题为导向,着力加强制度建设,在提升高校年鉴编纂质量和效率方面开展了一些有益探索与实践。

 

一、高校年鉴编纂的两个核心抓手

质量和效率是“年鉴”的题中应有之义,是编纂工作的两个核心抓手。高校年鉴工作应充分认识质量和效率重要性以及二者之间的对立统一关系。

(一)编纂质量的重要性

高校年鉴是记录学校发展的百科全书,是辅助学校管理的宝贵信息资料库,是编写校史校志的重要资料来源,是学校历史文化传承的重要载体。因此,年鉴收录内容必须兼顾全面性、准确性、合理性,一旦发生错漏将贻误久远。目前关于高校年鉴质量的讨论主要集中在框架结构设计与条目撰写两方面。普遍认为,高校年鉴应该根据各高校自身办学特点,结合高等教育发展规律,突出师生主体,更多从读者角度出发,条块结合,逐步构建起多维框架体系。[2,3,4]

(二)编纂效率的重要性

进入互联网、大数据时代,高校各类信息得到更加快捷的传播,但同时也更加零乱繁杂、轻重难分。因此,年鉴整合提炼信息、便于检索查询的功能更加突出,受众需要时效性更强的信息服务。一些看法认为,编纂年鉴是“为志书积累资料”“为地方志工作培养人才”,这实际混淆了地方志与年鉴工作,忽视了年鉴是年度信息工具书的属性,结果造成许多年鉴的出版周期越来越长。[5,6]在一些发达国家,年鉴多为市场化运作,对出版时效和信息服务极为强调,这值得我们学习借鉴。[7]

(三)质量与效率的对立统一

在年鉴编纂工作中,质量与效率看似矛盾,实则是对立统一的。一方面,要保证年鉴质量,就必须保障一定的编校出版时间,为速度牺牲质量是不可取的。但另一方面,年鉴需要处理的信息量日益庞杂,编纂时程愈久,删繁就简、去伪存真的难度愈大,倘若长期延宕,更可能积重难返。相比地方大多设有地方志工作机构或行业协会,高校普遍未配备专职志鉴队伍,加之内部组织体系相对松散,人员流动较快,大量的数据和文稿资料如果不及时搜集、核对,很容易淹没在琐碎的日常工作中,时间越久越难核查。从这个意义上讲,保证适当的工作效率有助于提升年鉴编纂质量。每年及时成书出版的年鉴是交流学习的最好素材,也是培训年鉴工作新人的直接教材。

 

二、高校年鉴编纂的主要问题及原因分析

北京大学是国内较早开展年鉴工作的高校之一。1987年,为迎接建校90周年开始编写《今日北大》。该书由邓小平同志题写书名,汇集学校各方面资料,辅之以综合性文字介绍,以5年为记录周期,先后出版过3册。在此基础上,1998年以百年校庆为契机,正式启动《北京大学年鉴》编纂工作。作为国内最顶尖的综合性大学,北大学科和内部组织健全,功能多元,其年鉴编纂工作因而具有较强的代表性。笔者以《北京大学年鉴》为例,分析高校年鉴编纂存在的质量和效率问题,并探究其原因。

(一)质量问题

高校年鉴大多采取面向校内各单位征稿,而后由编辑部汇编修改的编纂方式。各单位内部组稿时,同样会根据分工进行任务分解。因而高校年鉴是典型的“众手成书”。以北大为例,年鉴供稿单位多达近200家,参与撰稿人员近千人。撰稿人都是非专业人员,以往缺少年鉴业务培训,文字水平参差不齐,有的撰稿人甚至不能区分年鉴和新闻稿、工作总结的写法差异。此外,条目选题模式化、雷同化现象严重,例如仅在往年稿件基础上简单替换数字和事例,缺少对本单位年度工作特点的挖掘和提炼。

(二)效率问题

根据年鉴的特征和要求,一卷年鉴的编纂出版时间一般应控制在一年以内为宜。但对于并非志鉴专业机构的高校来说,这一时限要求具有较大的挑战性。以北大为例,2000年5月,《北京大学年鉴(1999)》(记录1998年情况)出版,但截至2019年初,才正式出版13卷年鉴(1999卷至2011卷),延宕卷目多达7卷,基层供稿单位、编辑部、出版社各环节均存在拖延,累积任务量巨大。据笔者了解,其他开展年鉴编纂的高校也普遍存在不同程度的拖延情况。

(三)原因分析

1.年鉴工作长期重要性和短期边缘性之间的矛盾

年鉴具有存史、资政、育人、交流的作用,特别是从长期看,其重要性不言而喻。随着信息的迭代更新,历时越久,年鉴的价值越大。但从短期看,年鉴则显得并非那么“不可或缺”。以北大为例,尽管将年鉴编辑部设在党委办公室校长办公室以凸显重视,但相较于办公室其他“急难险重”的工作,年鉴编纂处于相对边缘的位置,容易被耽搁。基层供稿单位同样也有此问题。

2.年鉴系统性和工作网络松散性之间的矛盾

年鉴编纂是一项庞大的系统工程,以《北京大学年鉴》为例,每卷约150万字左右,划分为近20个类目,每个类目都需要保持体例风格统一。但长期以来,年鉴工作架构较为松散,编辑部和供稿单位之间的联系仅限于简单的催收稿件,缺少业务规范、责任分解、沟通交流,未能形成强有力的约束机制和激励机制。

3.年鉴专业性和高校相关人员业余性之间的矛盾

年鉴编纂需要必备的专业素养,而高校则普遍缺少专业工作人员。以北大为例,年鉴编辑部长期未配备专职人员,编辑仅利用业余时间参与年鉴工作。各基层单位供稿人大多同时承担大量行政工作,年鉴撰稿仅为其中分量较轻的一项。北大党办校办2010年设立了负责年鉴和统计工作的专门科室,但直到2017年才配备1名年鉴专职人员。由于人力不足,年鉴编纂工作推进缓慢,编辑部亦无精力加强自身业务学习,以及对供稿单位进行业务指导和培训。

 

三、提升高校年鉴编纂质量与效率的实践

基于对上述问题的总结和反思,北京大学近年来优化年鉴工作体系规范,建立健全工作机制,加强人员队伍建设,结合学校实际开展了一系列实践,有力提升了年鉴编纂质量与效率。

(一)加强顶层设计,优化工作体系

学校高度重视年鉴工作,成立由校领导和相关职能部门负责人组成的年鉴编辑委员会,并明确一名校领导分管年鉴工作。党办校办切实承担年鉴编辑部职能,做实年鉴工作有关科室,赋予职责和相应的人财物资源。因专职人员仍然数量有限且很难熟悉学校方方面面的工作,年鉴编辑部构建了三维工作体系:党办校办有关科室集中精力发挥好综合协调职能,从职能部门和院系中选聘若干熟悉各类业务工作的老师兼职担任复审编辑,选聘若干学生兼职担任初审编辑。同时,全面梳理年鉴供稿单位,要求各单位登记负责年鉴工作的分管领导和组稿人。为加强激励,学校组织开展年鉴先进集体和优秀个人评选,提高基层单位积极性。

(二)细化编纂规范,制定供稿标准

为克服“众手成书”带来的供稿质量问题,年鉴编辑部大幅修订完善工作手册,细化编纂规范,方便各单位工作人员易学易会。由于年鉴文稿需要极高的实用性、资料性和延续性,为了保证信息的准确、全面和规范,将各单位需提交的文稿分为A、B两类,A类为介绍年度工作情况的文稿,每个单位都需提交;B类为数据表单、人物名录、特稿等。A类文稿又细分为四个模块:综合条目、特色条目、表格、图片,其中综合条目用于介绍本单位机构人员设置、教学科研、交流合作、党建工作等各项常规工作情况;特色条目用于介绍本单位有特色的重要工作,如重要活动、重要事件、重大成果等。为统一体例,根据各单位具体工作制定供稿内容清单,将供稿方式调整为“填空”式,在供稿单中列明必备信息、字数格式和行文要求,要求供稿时各单位组稿人和分管领导签字确认,对内容负责。为增强年鉴内容的横纵可比性,要求综合条目全面、精准、连贯,核心信息和重点数据完整;要求特色条目和图片突出特色,聚焦中心工作,反映一线师生员工风貌。编辑部还针对学校工作特点制定了《<北京大学年鉴>行文规范》,提供各类文稿的模板例文,方便参照学习。每年底,面向全校各单位组稿人召开年鉴工作培训会,年鉴编辑部重点讲解供稿要求和常见问题,平时则通过微信群、邮件、电话等形式保持与组稿单位的沟通。

(三)全面再造流程,明确工作时限

鉴于前期卷目延宕严重,学校转换思路,优先编纂近期年鉴,并以新年鉴为抓手全面梳理供稿、编辑、出版流程,确立当卷年鉴于当年出版的目标,倒排时间进度。各环节工作时点如下:前一年12月,召开全校培训会,布置年鉴工作。1月至2月,各单位撰写报送稿件。3月至6月,编辑部开展三轮审校,各为期约1个月,初审对各单位供稿的格式、行文、基本信息进行核对和修订;复审根据学校年度重点工作和各单位工作实际对收录内容进行优化、增补、删减,排除不宜公开的信息,保证年鉴能够反映学校全局发展情况;终审统稿在通读全文的基础上,复核前两轮审校中出现的问题,确认彩页图片、名录、特稿等收录情况,确认年鉴内容完整。7月至11月,出版社对编辑部定稿进行三审三校,期间双方保持密切沟通,严把关键节点,及时处理问题,沟通确定装帧设计。

(四)调整框架结构,切合时代需要

根据学校改革发展的最新情况,调整年鉴框架结构和条目设置。对部分类目进行调整和扩充,更详实地呈现学校教学、科研、管理、社会服务、后勤保障等事业发展。将基本数据、大事记、年度发展概况进行整合,并置于全书靠前位置,点线面结合、精准扼要地呈现学校年度工作进展,起到提纲挈领、概览总结的作用。增加收录学部和实体研究机构情况,更加全面反映学校“双一流”建设成效。2019卷年鉴还设置了“120周年校庆专栏”,刊载校庆重要文件、活动日程、新闻报道等。为适应新时代读者习惯,调整年鉴装帧设计,封面设计突出北大红、华表祥云等特色元素,简洁大方,内文改为双栏排版,书口增加梯标,更加便于阅读和检索查询。

(五)加强调研学习,促进工作交流

针对编纂出版中遇到的各种问题,一方面立足学校实际进行分析研究,另一方面坚持“开门办年鉴”,虚心向兄弟高校和各类志鉴编纂机构学习。2018年来,北大年鉴编辑部走访了北京教育年鉴和上海交通大学、复旦大学、浙江大学、南京大学、上海外国语大学年鉴负责部门,参加北京市年鉴业务培训会,参与《海淀年鉴》《中关村年鉴》等地方年鉴的供稿和互审工作。此外,还参加北京地方志学会高校志鉴研究会等行业协会的工作。通过同行交流,北大年鉴吸取了许多宝贵经验,特别是在体制机制建设方面受益良多。

基于以上改进和努力,《北京大学年鉴(2019)》于2019年年内顺利完成编纂出版,同时还追赶了多卷前期年鉴的工作进度,基本清理完成编辑部层面的“历史旧账”。

年鉴编纂是高校“功在当代、利在千秋”的一项重要工作,要秉持对历史负责、对当下负责、对未来负责的态度,抓好年鉴编纂的质量和效率。《北京大学年鉴》应继续深化体制机制改革,积极探索数字化采编出版,拓宽年鉴呈现和利用的渠道方式,在深化国内年鉴研究交流的同时,借鉴国外年鉴编纂经验,努力打造世界一流的大学年鉴。

 

 

作者简介:刘 鹏 北京大学党委办公室校长办公室副主任 助理研究员

     孙启明 北京大学党委办公室校长办公室年鉴与统计办公室主任 助理研究员

     徐聪颖 北京大学党委办公室校长办公室年鉴与统计办公室职员

 

 

参考文献:

[1]胡少诚.中国高校年鉴发展报告[A]//冀祥德.中国年鉴发展报告(2017)[C],北京:方志出版社,2017:195.

[2]孙长青.高校年鉴框架设计理论与方法初探——从上海市高校年鉴框架设计说开去[J].中国地方志,2013(11).

[3]胡少诚,任一丁.高校年鉴框架设计的比较分析[J].中国年鉴研究,2017(1).

[4]王振华.浅析高校年鉴的框架设计——以《华北电力大学年鉴》等几部教育部直属高校年鉴为例[J].中国年鉴研究,2018(2).

[5]许辰君.论提高年鉴出版的时效性[J].中国地方志,2016(2);

[6]许家康.关于缩短年鉴出版周期和加强年鉴编纂理论研究的建议[J].沧桑,2011(6).

[7]张恒彬.借鉴国外年鉴经验 推动年鉴事业转型升级[J].史志学刊,2019(5).