2017年 第1期

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论高校后勤全面精细化管理

作者:胡姮霞 阅读次数:153 发布日期:2017-04-15 15:36

摘要:高校后勤管理是保障教学、科研和校园生活的管理活动,在高校管理活动中引入精细化管理理念和方法具有重要意义。文章结合高校后勤管理的实践经验,提出高校后勤全面精细化管理的理念,并初步阐述了高校后勤全面精细化管理的基本原则和主要内容。

关键词:高校后勤;精细化管理;全面精细化

 

作为一种管理理念和文化,精细化管理是适应社会分工和社会需求的精细化要求而发展起来的,最早出现于20世纪50年代的日本,因其有利于把管理规范性与创新性最好地结合起来,能最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本,之后迅速在全球范围内扩散,现在已为企业管理者普遍接受和应用。为最大限度改进管理方式、提高管理水平,以更好地促进改革发展,进入21世纪以来,我国高校开始在科研、教学、图书馆和后勤等各项管理活动中深入引入精细化管理理念和方法。随着深入学习贯彻习近平总书记关于工作“要在落细落小落实上下功夫”的精神,精细化管理将成为我国高校管理改革更加重要的方向。后勤管理是高校管理十分重要的组成部分,如何进一步引入和实施精细化管理,对改革后勤管理方式、提高后勤管理水平,无疑具有十分重要意义。

一、高校后勤全面精细化管理的基本原则

高校后勤是为高校教学科研和校园生活提供物资保障的活动,是保障高校师生员工、各个部门、各个要素、各个环节有效工作不可或缺的支撑体系。为了以高效率实现管理目标,后勤精细化管理应当坚持以全面参与为基础,把全面精细化管理作为理念和原则,具体来讲,主要包括以下几个方面的理念和原则。

(一)全员精细化管理

师生员工无人不涉及高校后勤,他们的意识、态度和行为直接决定高校后勤精细化管理的绩能。这意味着,后勤管理不只是学校领导和专业管理者的职责,也是全体师生员工的共同事情。为达成目标,高校后勤管理必须始终坚守以人为本、服务立德树人的思想和使命,遵循全员精细化管理的原则,一方面,进一步增强后勤工作人员的责任心和事业心,努力发挥后勤人员的积极性、主动性和创造性,努力打造一支思想觉悟高、工作作风硬、真心实意服务的后勤队伍,确保后勤服务工作更上一层楼;另一方面,进一步树立每一位师生员工既是学校后勤管理的服务对象又是学校后勤管理的服务提供者和实施者的思想,进一步鼓励各个师生员工的参与,充分调动全体师生员工参与后勤管理的自觉性、积极性和创造性,发挥师生员工的潜力和优势。

(二)全组织精细化管理

现代高校是一个纵向多层级、横向多部门、纵横交织的组织体系。在这里,各个单位无不涉及后勤资源的组织、计划、领导、协调和监管的权责,他们对待后勤管理、包括本单位全员参与后勤管理的意识、态度和行为,对高校后勤管理具有十分重要的影响。如果学校各个单位缺乏参与或参与不到位,后勤精细化管理就会流于形式,难以真正实施。因而,为达成目标,高校后勤全面精细化管理必须从现代高校组织结构特点出发,贯彻统一领导、分工负责的精神,坚持全组织精细化管理,明确各级各类单位的后勤管理的权责,有效赋予各级各类单位参与后勤管理的权限和责任,充分调动参与的自主性、积极性和创造性,发挥各单位现场管理的潜力和优势。全组织精细化管理,强调精细化管理以各级各类单位参与为节点枢纽,每一单位既是学校后勤管理的服务对象,又是学校后勤管理的实施主体。这意味着,后勤管理不只是学校后勤职能部门、后勤服务单位的责任,而是全校各级各类单位的共同事情。

(三)全要素精细化管理

高校后勤管理涉及人、财、物、时等要素投入,其管理效能实质上是这些相关要素投入的数量和质量的结果。如果学校各相关要素缺乏投入或投入不到位,后勤精细化管理就难以真正实现。因而,为实现精细化管理,高校后勤管理必须坚持全要素精细化管理,动员和组织各要素,不断优化要素配置,最大限度地发挥好各个要素的潜力和优势。全要素精细化管理,强调精细化管理以各相关要素投入和有效组合为条件,强调处理好各相关要素投入管理的关系,善于从统筹各要素有效配置的高度提升家具后勤管理绩效。

(四)全过程精细化管理

后勤管理贯穿采购、储存、运输、生产加工、服务等提供物资保障的整个生命周期,涉及全过程的各个流程和环节,具有高度普遍性和分散性,管理繁复而又不可忽视,任何一个流程和环节非“精”、非“细”、非“准”、非“严”,那都意味着后勤管理一定程度的失败。因此,高校后勤精细化管理必须十分注重针对进行物资保障全过程跟踪管理,不断优化各个环节和流程,建立健全有效的全过程精细化管理体系。

二、高校后勤精细化管理的主要内容

(一)合理制定和落实高校事业发展改革规划

高校事业发展改革规划是一定时期高校发展改革的宏伟蓝图,是全校师生员工共同的行动纲领,是高校党政履行职责的重要依据。后勤管理是高校事业发展改革不可缺少的组成部分,实施后勤全面精细化管理必须自觉地、积极地参与制定和落实高校事业发展改革规划,一方面,适应高校事业发展改革需要,推动把后勤全面精细化管理的理念纳入高校事业发展改革规划,力求规划是有充分依据的、合理的、可操作的和可监测检查的;另一方面,坚持以规划为龙头,把分解细化和落实高校事业发展改革规划作为后勤全面精细化管理的目标和任务的过程,确保发展改革规划贯彻到每一成员、每一部门、每一要素、每一环节并有效发挥作用的过程。

(二)制定完善全面精细化管理规章制度

实施全面精细化管理,高校后勤管理必须牢固树立依法治校、依章治校、以制度管理的理念,从全面精细化管理的要求出发,针对高校后勤管理职责分工不清晰、管理流程比较乱而长、管理规则不健全、管理行为不严谨、无规可循、有规不循的制度问题,完善规章制度决策、执行和监督权力运作体系,全面清理那些不适用的后勤相关管理规定和办法,重新设计人性、精细的规章制度,建立健全全方位精细化管理制度,确保有章可依、有章必依。制定完善全面精细化管理制度,一要依据国家法律法规和学校章程,经由合法性审查,确保合法。二要既体现高校的一般规律,又切合特定高校的校情,体现特定高校的特殊性,具有科学性、可操作性。三要有一定的前瞻性。制度应当具有稳定性、可预见性,但现实却是不断演变的。因此,必须根据高校事业发展改革规划,高瞻远瞩地制定完善全面精细化管理制度。四要顺序渐进。从传统后勤管理向全面精细化后勤管理转变是一个过程,难以一蹴而就,要遵循制度演化的规律,积极策划、科学规划,逐步推进。

(三)建立健全适合全面精细化管理的体制

按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的要求,科学构建高校后勤管理的组织结构、再造管理流程、推进标准化建设,明确管理层级之间、管理部门之间、管理工序之间的界面与权限,处理好业务之间的接口,细化完善服务标准并落实到单位和师生员工,确保执行到位。构建后勤管理组织结构,要针对管理层级设置过多、部门交叉的问题,坚持“扁平化”和“大部制”改革方向和目标,适应后勤活动特点尽可能将“管理下存”,对单位和个人办公实际占用的物资赋予相应单位、特别是相应院系和师生员工更多管理权责;适应作为不同类型后勤活动的不同特点,分类构建后勤管理组织结构,力求做到该集中即集中、该分散即分散。

(四)深入推进全面智慧后勤管理

信息化、网络化具有三个方面的重要意义,一是降低管理服务成本、提高管理服务效率;二是提高对客户需求的响应速度,增强管理敏捷性;三是创新服务内容和形式,增加服务多样性。因此,信息化、网络化对实施高校后勤全面精细化管理具有重要意义,推进全面精细化管理必须深入推进信息化、网络化,加快让信息网络无处不在、无人不及的进程,努力实现全面智慧后勤管理,为智慧高校建设作出应有贡献。

(五)强化全面精细化管理队伍建设

人是管理中最活跃、最积极的决定因素。实施高校后勤全面精细化管理,必须高度重视队伍建设。一是将后勤管理规定和要求纳入师生员工工作手册和入校培训,以增强全体师生员工的精细意识,特别是细节决定成败的意识,弘扬精益求精、追求卓越的精神,强化全面精细的校园文化。二是优化职业管理队伍。完善后勤管理机构编制,强化各单位主要负责人的主体责任,进一步明确各单位后勤管理人员岗位职责。针对管理价值取向上的偏差、管理行为不严谨和依法治校、照章办事的要求,定期和不定期地组织后勤管理业务培训和经验交流,要求每一个管理者第一次就把工作做到位,工作日清日结,每天都要对当天的情况进行检查,发现问题及时纠正,及时处理。鼓励后勤管理人员结合自身工作实际提出体现精细化管理理念的具体办法,不断提高专业管理人员实施全面精细化管理的职业素质和技能。

作为现代企业运行的核心理念和工程,精细管理尽管已经有60多年的历史,但在我国高校管理中吸收和应用精细化管理的理念和做法却还只有短暂的十余年。迄今,我国对高校精细化管理的学术探讨还很不充分,相应的文献也比较少,后勤精细化管理一些领域的文献基本上仍为空白。秉承只有深谙和运用精细化管理精髓是进一步推进高校管理现代化必由之路的信念,本文结合参与高校后勤管理实际工作的体会,尝试提出全面精细化管理理念、基本原则和主要内容。显然,这一探讨是初步的。笔者期待有同仁更多更好的相关研究,以助力高校内涵发展和“双一流”建设。